المساعد الافتراضي: اعرف مهام الوظيفة وأسرار النجاح فيها

نظرًا لانتشار وظائف “العمل عن بعد“، وتعدد أهميتها لأصحاب الأعمال والمشاريع، ظهرت عدة وظائف، ومن ضمنها وظيفة “المساعد الافتراضي“.

ونتيجة لتراكم وازدحام الأعمال على الكثير من أصحاب المشاريع، والمستقلين، وأصحاب الشركات، ظهرت أهمية وجود المساعدين الافتراضين.

ومن أهم المزايا التي توفرها هذه الوظيفة بالمقارنة بوظائف المكاتب التقليدية:

• التوفير في المتطلبات المالية مثل:
  • الحوافز، والتأمينات، وتكلفة المكاتب وغيرها.

ما هو المساعد الافتراضي؟

المساعد الافتراضي “Virtual Assistant” ببساطة هو مساعد يعمل عن بعد، وهو الشخص المتمكن من تأدية المهام الموكلة له عن بعد.

ظهرت أهمية هذه الوظيفة ذلك نظرًا للتطور التكنولوجي فحينها لجأت العديد الشركات إلى الاستعانة بوظيفة المساعد الافتراضي.

نظرًا للتطور المتزايد وزيادة الأعمال بشكل كبير، أدركت الشركات ضرورة الاستعانة بوظيفة المساعد الافتراضي دون الحاجة إلى:

• توظيفه في الشركة.
• وإعطائه مساحة مكتبية خاصة به.

ومع ذلك دائمًا ما يتبادر إلى ذهن الكثير من الأشخاص أن هذه الوظيفة شبيهة إلى حد كبير بوظيفة “السكرتارية“.

ولكن ذلك ليس دقيقًا؛ لأن المساعد الافتراضي من الممكن أن يقدم المساعدة في التسويق، والتصميم، والبرمجة، والعديد من الوظائف الأخرى.

أيضًا لا بد من ذكر أن أي شخص:

• تتراكم عليه الأعمال.
• ويحتاج إلى شخص محترف:
  • ليساعده بأداء المهام بالجودة المطلوبة.
  • وبتوفير الوقت والجهد.

يحتاج إلى مساعد عن بعد؛ ليساعده بتأدية مهامه على الوجه المطلوب.

ما هي مهامه؟

تتنوع مهام المساعد الافتراضي حسب المجال المراد العمل فيه، ولكن من أهم المهام التي يقدمها:

• الرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
• جدولة الاجتماعات.
• خدمة العملاء.
• معالجة الاستفسارات الإدارية للموظفين.
• تنظيم وقت المدير، وتنظيم مواعيده.
• إعداد جداول بيانات العملاء، والمتابعة المستمرة لمتطلباتهم.
• إدارة الملفات.
• عمل قاعدة بيانات للبريد الإلكتروني على سبيل المثال، ولقوائم الاتصال.
• متابعة حسابات التواصل الاجتماعي.
• تنظيم مواعيد السفر، والاجتماعات للمدير.
• عمل تقارير دورية، ومتابعة إنجاز المهام.

والمهام طويلة ولا حصر لها، ولكن كلما زادت الخبرات لديك، كلما زادت فرص التوظيف والربح لك في هذه الوظيفة.

من العملاء الذين يحتاجونه؟

هناك الكثير من الأشخاص الذين يعملون لحسابهم الخاص، أو عن بعد، ولكن:

• تتراكم عليهم المهام.
• لا يكون له القدرة على تنفيذ جميع المهام الموكلة إليهم لوحدهم.
• ولا يتوفر لديهم الوقت الكافي لإنجازها، لذلك يلجؤون في الكثير من الأحيان إلى مساعد افتراضي في نفس مجالهم.

نتيجة لذلك ظهرت خلال الآونة الأخيرة الحاجة الماسة إلى وظيفة المساعد عن بعد، نظرًا للعديد من المزايا التي تقدمها هذه الوظيفة:

• من انخفاض تكاليف هذه الوظيفة بالمقارنة بتوظيف موظفين بالمكاتب التقليدية.
• بالإضافة إلى ذلك العمل في المكاتب في العديد من الشركات يتطلب تكاليف قد تكون باهضه في بعض الأحيان، على سبيل المثال:
  • تكاليف المكاتب.
  • خدمات للموظفين.
  • التأمين الصحي.
  • ومكافآت وحوافز كمكافأة نهاية الخدمة والمعاش التقاعدي وغيرها.

مميزات وظيفة المساعد الافتراضي

لوظيفة المساعد الافتراضي العديد من المزايا التي لا حصر لها ومن أهم هذه الميزات:

زيادة الكفاءة في العمل

• تزدحم المهام في الكثير من الأحيان على رواد الأعمال الجدد، أو على من يعملون لحسابهم الخاص.
• ويظنون في بعض الأحيان أن لديهم القدرة على إنجاز الأعمال بكفاءة، ولكن قد يكون العمل في المهام المتنوعة بشكل متكرر مستنزف للطاقة.
• أيضًا تؤدي الأعمال المتراكمة بشكل كبير، والتركيز على الكثير من الأشياء في ذات الوقت إلى التقليل من التركيز والكفاءة، وبالتالي “قلة الجودة”.
• لذلك خيار من يساعدك في هذه الأعمال خيار غاية في الأهمية لتطور وجودة أعمالك المختلفة.
• لذلك الاستفادة القصوى من المساعدين الافتراضيين يؤدي إلى الإمكانية من تأدية المهام العاجلة والضرورية بوقت أقل، وجودة عالية خاصة في:
  • حالة العمل للوقت الطويل.

يحسن مرونة العمل

بما أن وظيفة المساعد الافتراضي تكون عبر الإنترنت، “عن بعد“.

فإنها توفر موظفين من دول متعددة، ويكون هناك اختلاف في التوقيت معهم.

وهذا يمكنك من أداء العديد من المشاريع للعديد من العملاء من مختلف الدول بالسرعة، والجودة المتوقعة.

وهذا الأمر مفيد جدًا لأصحاب الأعمال الذين لديهم عملاء يطالبونهم بنتائج سريعة، وهذا سيكسبك ثقة وثناء من قبل العملاء.

نتيجة لذلك سيستمر العملاء في التعامل مع شركتك سريعة الأداء.

المساهمة في توسيع نطاق الأعمال التجارية

مادام يتوفر لديك

• من يساعدك في أعمالك.
• وفي نفس مجال اختصاصك.
• وربما ستجد لديه تنوع في الخبرات والأفكار.

فهذا سيساعدك على كسب الكثير من المشاريع والأعمال، وسيوسع من نطاق أعمالك التجارية.

تعزيز الإنتاجية

بتوفر من يساعدك في أداء المهام المختلفة ستتمكن من تعزيز الإنتاجية بوقت وجهد أقل، مما سيؤدي بنهاية الحال إلى زيادة الإنتاجية في العمل.

المساعدة في ملء فجوة المهارة

التخصص الواحد قد يحتوي على مهارات مختلفة، ولكي تنجز أعمالك على أكمل وجه لا يمكنك التخصص في جميع مجالات العمل.

أيضًا تنوع المهارات لديك ولدى مساعدك الشخصي يؤدي إلى ملء فجوة المهارة، وإمكانية تأدية العديد من الأعمال للعديد من العملاء.

عيوب الوظيفة

على الرغم من أهمية الوظيفة وتعدد مزاياها إلا أنها لا تخلو من العيوب ومن أبرز العيوب:

عوائق اختلاف اللغة

لكي تحصل على راتب أعلى، ووظائف أكثر عليك أن:

• تتعامل مع أكثر من لغة.
• ومع عملاء من دول متعددة.

قد تواجه في بعض الأحيان صعوبة في التعامل مع اللغات المختلفة، وهذا سيشكل لك تقييد في اختيار العملاء أيضًا.

قلة الاشراف والتواصل الشخصي على العمل

الوظائف التقليدية تمكن صاحب العمل من:

• الاشراف المباشر على الموظفين.
• وإمكانية متابعة العمل عن قرب.

مما يؤدي بالموظف إلى السعي دومًا نحو إنجاز العمل بإتقان.

ويفتقد العمل عن بعد ميزة الإشراف، والتواصل عن قرب، ولكن يمكن تجاوز هذا العائق من خلال “المتابعة المستمرة” لسير العمل.

مخاطر أمن البيانات

يضطر أصحاب العمل في الكثير من الأحيان إلى مشاركة البريد الإلكتروني وكلمات المرور للمساعدين الافتراضيين؛ ليتمكنوا من الوصول للعمل وإنجاز ما يطلب منهم.

نتيجة لذلك إمكانية الثقة فيمن تشاركهم بياناتك تبقى محدودة وحذرة، وتتطلب منك دومًا السعي نحو حماية بياناتك.

إمكانية مواجهة قلة وعدم الالتزام والاتقان

قد تواجه العديد من الأشخاص الذين:

• يملون من تأدية العمل لفترات طويلة.
• ويقللون من جودة العمل.

أيضًا يوجد أفراد لا يعملوا بإتقان نظرًا لأنهم يفكرون في بعض الأحيان بأن هذا العمل لا يعنيهم بالدرجة الأولى.

كيف تصبح مساعد افتراضي بدون خبرة؟

وظيفة المساعد عن بعد من الوظائف التي يمكن العمل بها بدون خبرة، فقط تتطلب منك:

• التركيز على المجال الذي سوف تعمل فيه.
• إعطاؤه كامل الاهتمام.
• محاولة التفوق فيه.
• محاولة إتقانك لهذا المجال.
• لتتمكن من العمل ببداية قوية.

وعندها بسهولة ستكتسب الخبرة الكافية مع الوقت.

كيف تحصل على عملاء؟

يمكنك الحصول على العملاء من خلال معرفة ما يلي:

• وظيفة المساعد الافتراضي كغيرها من الوظائف، تعتمد بشكل أساسي على إظهار مهاراتك وخبراتك لصاحب العمل، وإقناعه بما لديك؛ ليقوم بتوظيفك.
• البحث عن الوظائف الشاغرة على الانترنت، أو على منصات العمل المختلفة مع مراعاة:
  • معرفة المهام المطلوبة للوظيفة المعنية.
  • وتقديم نفسك بقوة من خلال اثبات قدرتك على أداء المهام المطلوبة.
• يجب عليك العمل دومًا على إثبات نقاط قوتك بثقة من خلال عرض خبراتك، وتعريف الآخرين عليك من خلال التسويق لذاتك عبر منصات التواصل الاجتماعي.
• حاول دومًا ربط متطلبات أي وظيفة مطلوبة بنقاط القوة لديك، ومحاولة خلق روابط قوية بينها وبين خبراتك ومهاراتك.

كيف تعمل “Virtual Assistant” من المنزل؟

لكي تعمل كمساعد افتراضي من المنزل، سوف تحتاج للقيام بالخطوات التالية:

البحث عن الوظيفة

ويمكنك البحث عن الوظيفة من خلال مواقع العمل عن بعد، كمنصات:

• مستقل.
• Upwork.
• FreeLancer

اختيار المجال الذي تود التخصص به

من الضروري اختيار مجال محدد للتخصص، ومحاولة إجمال جميع متطلبات هذا التخصص، للتمكن من العمل بكفاءة، وتحقيق النجاح.

تحقيق التواجد الرقمي من خلال الانترنت

ويمكن تحقيق ذلك بأساليب متعددة مثل:

• التواجد على شبكات التواصل الاجتماعي.
• تحميل سيرتك الذاتية على المواقع المتخصصة.
• كما يمكنك إنشاء موقع إلكتروني خاص، تعرض فيه خدماتك.

اختار الوظيفة التي تتوافق مع تخصصك وخبراتك

• يجب عليك قبل اختيار أي وظيفة، التأكد من مطابقتها لخبراتك ومهاراتك، ولو كانت خبراتك في بدايتها وبسيطة عليك اختيار الوظائف التي لا تتطلب مهارات كبيرة.
• علاوة على ذلك من أهم ميزات وظائف المساعد عن بعد أنها تحدد مستوى المهارة المطلوبة بدقة، وكلما زادت المهارات والخبرات كلما ارتفعت الأجور.
• أيضًا لو كانت خبراتك بسيطة ستضطر في بعض الأحيان إلى القبول بأجور منخفضة وبسيطة لحين اكتساب الخبرات المطلوبة، وبعدها ستتمكن من طلب الأجر المكافئ لخبراتك.

مهارات يجب أن تمتلكها

• مهارة تنظيم الوقت.
• التواصل الفعال.
• البحث.
• مهارات الإدارة.
• مهارة التفاوض والاقناع.

أدوات يجب أن تتملكها

أداة “Google drive”

وهي “خدمة تخزين سحابي” تمكنك من تخزين البيانات، ومشاركة المعلومات، والعمل على العديد من الخدمات التي توفرها.

أيضًا من أهم الميزات أنه يمكنك مشاركة الأعمال والتعديل عليها.

علاوة على ذلك أنت فقط من يمكنه الوصول إلى حسابك بواسطة بريدك الإلكتروني، أو أي شخص تخوله لذلك.

موقع/ تطبيق (Trello)

وهو تطبيق يساعدك في:

• تنظيم مهامك.
• وتحديد الوقت المناسب لإنجازها.

ويمكنك أيضًا من:

• مشاركة المهام مع صاحب العمل.
• وإمكانية التعديل عليها.
• ومشاركة الإنجازات من خلالها.

تطبيق “Canva”

وهو “تطبيق لتصميم الصور” ممكن أن يساعدك خاصة لو كانت خبراتك في التصميم بسيطة.

يوفر لك التطبيق قوالب جاهزة، ويمكنك من استخدامها بسهولة وبدون خبرات مسبقة.

يمكنك الاستفادة من هذا التطبيق في العديد من الوظائف، على سبيل المثال:

أن يتم تعينك كمساعد لإدارة صفحات التواصل الاجتماعي، فيمكنك من خلالها أخذ قوالب جاهزة والتعديل عليها.

تطبيق مساعد جوجل “Google Assistant“

يعتبر من أهم التطبيقات المساعدة لوظيفة مساعد شخصي، وهو بمثابة مساعد شخصي افتراضي.

أيضًا يُمَكّنُك هذا التطبيق من:

• التحدث والتفاعل إما عن طريق الكتابة، أو من خلال الصوت.
• يعمل بتقنية الذكاء الاصطناعي.
• يمكنك استخدم هذا التطبيق من أي مكان يتوفر فيه الانترنت.
• وستتم من خلاله الاجابة على أي سؤال تقوم بطرحه.

شهادات ال “virtual Assistant”

• لا يتطلب العمل في مهنة المساعد الشخصي عن بعد أي شهادات أكاديمية، وأغلب العملاء لا يطلبون مؤهلًا تعليميًا معين للعمل.
• الخبرة هي أفضل شهادة، سيرتك الذاتية، وتقييماتك، وأعمالك السابقة التي عملتها، وتوصيات العملاء السابقين، كلها مقاييس أكثر فاعلية لإثبات مدى جودة عملك.
• محاولاتك الدائمة لتطوير نفسك واكتساب مهارات جديدة، وتقوية مهاراتك السابقة وتحديثها، كلها شهادات ودعائم تمكنك من:
  • الدخول بقوة لسوق العمل.
  • والكسب الجيد من هذه المهنة.

متوسط دخله

• في المجمل يقدر إجمالي الدخل للمساعد الافتراضي ما بين 3 دولارات وأكثر من 50 دولار في الساعة.
• وبعض التقديرات المتوقعة للدخل الشهري تكون ما بين 300 دولار إلى 600 دولار بالشهر، ويزداد هذا المبلغ حسب نوع المهارات.
• تزداد الرواتب للأشخاص ذوي المهارات المتخصصة مثل:
  • تطوير الويب.
  • والتصميم الجرافيك.
  • وتطوير محركات البحث وغيرها.
• أيضًا تختلف الأجور بسبب:
  • اختلاف وتنوع المهارات.
  • اختلاف العمل الذي تعمل به.
  • اختلاف الدول.
  • وبتحديد مستوى الخبرة.

كيف تحدد راتبك؟

يمكنك تحديد راتبك من خلال قياس بعض الأمور بدقة مثل:

• المهارات التي يطلبها العمل.
• كمية الجهد الذي ستقدمه.
• عدد ساعات العمل.
• مستوى خبرتك في العمل.

كل هذه الأمور مؤشرات قوية يمكنك من خلالها تحديد متوسط راتبك في العمل.

كيف أحصل على الوظيفة؟

• لعلك تتساءل عن كيفية الحصول على وظيفة مساعد افتراضي ولكن يمكنك البحث عن هذه الوظيفة من خلال:
  • البحث في المواقع الإلكترونية المختصة لتوظيف مساعد عن بعد.
• ويمكنك البحث على الوظائف المتاحة من خلال:
  • منصات العمل الحر العربية والأجنبية، مثل منصة “مستقل” ومنصة “Upwork“.
• ويمكنك دومًا عرض خبراتك ومهاراتك على: وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة.

مواقع وظائف “Virtual Assistant”

تتعدد المواقع التي تهدف إلى توظيف، وتدريب الأشخاص ذوي الخبرة بمجال المساعد الافتراضي ومن أهمها:

موقع المساعد الافتراضي “247virtualassistants“

• يزود العملاء بمساعدين افتراضيين مؤهلين لمساعدتهم على مدار الساعة.
• يعتبر من المواقع القوية في البحث عن وظيفة لك كمساعد افتراضي.
• المنافسة فيه عالية للغاية؛ ولكي تنافس من الجيد أن تمتلك أكثر من لغة بجانب اللغة الأم خاصة اللغة الإنجليزية.
• يوجد به مدونة قوية وتحتوي على مقالات ونصائح تساعدك في مجالك.

ولكي تكون جزء من فريق العمل في هذا الموقع عليك أن ترسل سيرتك الذاتية على الإيميل الخاص بهم.

موقع “VA Networking”

من أهم مميزات موقع “VA Networking“ أنه ملائم لك مهما كان مستواك سواء كنت مبتدئًا، أو متوسط الخبرة، أو محترف.

أهم المعلومات عن الموقع:

• هذا الموقع ملائم لك للعمل وللتعلم.
• يساعدك في تعلم كيفية كسب العملاء من الموقع.
• يرشدك لتطوير أدائك؛ للحصول على أعلى جودة ممكن بالعمل، والحصول على تقييم جيد بالموقع.
• يمكنك أن تجني أرباح بمتوسط كبير يصل إلى 100 دولار بالساعة.

ومن أكثر الخدمات التي يطلبها العملاء ويمكنك العمل بها بهذا الموقع:

• خدمة العملاء.
• خدمات إدارة المحتوى.
• إدارة صفحات التواصل الاجتماعي.
• التصميم الجرافيك.
• تطوير مواقع الويب.
• التسويق الرقمي.
• إدارة المتاجر الإلكترونية.

موقع “Click worker”

يعد موقع “Click Worker“:

• للمبتدئين.
• ويمكنك استخدامه باللغة العربية.

من أهم مميزات الموقع

• موقع مناسب، ورائع للعمل عن بعد في وظيفة المساعد الافتراضي.
• يدعم اللغة العربية، ولكن من الأفضل أن تتقن اللغة الإنجليزية؛ لتتمكن من الحصول على فرص أكثر وأفضل للعمل.
• مناسب لـ:
  • المبتدئين.
  • والمحترفين.
  • وأصحاب الخبرات البسيطة.
• موقع رائع لإكسابك خبرة خاصة لو كنت مبتدئ؛ لأنه يمكنك من العمل بوظائف بسيطة كالبحث والتصنيف، وإدخال البيانات.

موقع “Assistant Match”

من أهم ميزات موقع “Assistant Match“ أنه:

• يوفر لك تدريب للعمل في وظيفة مساعد عن بعد.
• ويؤهلك للحصول على خبرات في كيفية جذب العملاء، وتقديم الخدمات المختلفة.

لكن يطلب منك تسديد مبلغ 395 دولار أمريكي وذلك:

• لتحصل على التدريب.
• ولتتمكن من العمل عن بعد مع كبرى الشركات.

أهم ميزات الموقع

• يوفر لك فرص عمل قوية.
• هو بمثابة مرشد لك للحصول على مصادر ومراجع قوية لعملك.
• متوسط ما يمكنك الحصول عليه من هذا الموقع من 30–40 دولار أمريكي في الساعة.
• يمكنك الحصول على مبالغ كبيرة للعمل في الساعة، وكلما أثبتت قدراتك وخبراتك يمكنك جني الكثير من الأموال.
• كلما زادت خبراتك ومهارات كلما زادت فرصك لتكون مدير للمساعدين الافتراضيين.

الخلاصة

وظيفة المساعد الافتراضي كغيرها من وظائف العمل عن بعد، أي أنه للحصول على أجر عالي، تتطلب أن يتوفر لديك مهارات تقنية، ومهارات مرتبطة بتخصص العمل.

المساعد الافتراضي “Virtual Assistant” ببساطة هو شخص مساعد يتمكن من تأدية المهام والأعمال الموكلة إليه عن بعد.

وخلال الآونة الأخيرة ظهرت الحاجة بشكل كبير إلى وظيفة “المساعد عن بعد“.

نظرًا للعديد من المزايا التي تقدمها هذه الوظيفة من انخفاض تكاليف هذه الوظيفة بالمقارنة بتوظيف موظفين بالمكاتب التقليدية.