كيف تنظم وقتك نصائح هامة من أجل تنظيم الوقت وتنفيذ مهام عملك

هل فكرت لماذا لا تستطيع إنجاز كل المهام المطلوبة منك في الوقت المحدد؟

لا تقول انك لا تمتلك الوقت الكافي مع إن لديك نفس الأربع وعشرون ساعة التي كان يمتلكها (ألبرت أينشتاين، ليوناردو دافنشي، شكسبير، والأم تريز).

إدارة الوقت لا تعني القيام بأكثر عدد من المهام في اليوم، يتعلق الأمر بتبسيط الطريقة التي أعمل بها، وتنفيذ المهام بشكل أسرع، وتخفيف التوتر.

كيف تنظم وقتك لكي تحصل على أفضل النتائج؟

يقول “إبراهيم الفقي“:

إن التحرر من خرافة عدم وجود الوقت الكافي هي أولى المحطات التي ننطلق منها إلى حياة منظمة واستغلال أمثل للوقت والحياة بشكل عام.

ما هي إدارة الوقت

إدارة الوقت هي عملية تخطيط وتنظيم وممارسة التحكم الواعي للوقت الذي تقضيه في عمل محدد بشكل أكثر ذكاء، وذلك يساعدك على زيادة كفائتك في العمل وتحقيق التوازن المطلوب بين العمل وحياتك الشخصية.

يتيح لك تنظيم إدارة وقتك في العمل تحسن أدائك وتحقيق أهدافك المرجوة بأقل جهد ومن خلال استراتيجيات أكثر فاعليه، وضعف مهارة إدارة الوقت في العمل يمكن أن يؤدي إلى:

  • التأخر في تسليم المهام في الوقت المحدد.
  • التسويف وعدم التركيز.
  • الكفاءة المنخفضة في التعلم ومهارات العمل.
  • تأثر السمعة المهنية بالسلب.
  • توتر علاقاتك في مكان العمل مع الزملاء والمديرين.
  • الخلل في حياتك الشخصية و المهنية.

يمكن لبعض المهارات التنظيمية ومهارات إدارة الوقت مساعدتك في التغلب على عدم إنجاز المهام المطلوبة في الوقت المحدد.

نصائح لتنظيم الوقت

هناك عدد لا يمكن حصره من الطرق والأفكار لكي تنظم وقتك، ولأن الشخصيات تختلف فإن كل طرق تنظيم الوقت لاتناسب كل الأشخاص، لذلك يوجد عدة نصائح لتنظيم الوقت.

ابدأ بالمهام الأكثر أهمية

أهم قواعد تنظيم الوقت هي تحديد المهام الأكثر أهمية وأبدأ بها، حدد أكثر مهمتين أو ثلاث الأكثر أهمية وقم بتنفيذها أولا.

بمجرد تنفيذك اهم مهامك كان يومك ناجح بالفعل، بوسعك أن تنفذ مهام أخرى أو تؤجل تنفيذها إلى يوم أخر، أنت كنت بالفعل ناجح وأنجزت مهامك الأكثر أهمية.

خذ قسطك الكافي من النوم

يحتاج الانسان من (7) إلى (8) ساعات نوم في اليوم لكي يستريح جسده وعقله، ولكن بعض الأشحاص يعتقدوا أن بتوفيرهم ساعتين أو ثلاث ساعات من النوم هم وفروا وقت لتنفيذ مهام أكثر.

وهذا غير صحيح كلما أخذ جسدك وعقلك القسط الكافي من النوم كلما كان في استطاعتهم التركيز وتنفيذ ما تطلبه منهم، لذلك استمع إلى جسدك وعقلك ولا تقلل من قيمة النوم.

قد وجد باحثون أن قلة النوم تؤدي إلى سلوك منحرف في العمل، فالأشخاص الذين ينامون ست ساعات أو أقل يكون لديهم سلوك منحرف في العمل مقارنة بالذين ينامون أكثر من ست ساعات في اليوم.

أجعل كل تركيزك في المهمة التي تقوم بها

اعزل نفسك عن كل ما يشتت انتباهك وتركيزك، أغلق نوافذ متصفح الأنترنت التي لا تستعملها، ضع هاتفك بعيداً، أبحث عن مكان هادئ للعمل، إذا كنت من محبي الموسيقى أستمع إلى موسيقى هادئة.

أجعل كل تركيزك على مهمة واحدة لتستطيع أن تنجزها دون أي مؤثرات خارجية تشتت انتباهك.

غالباً ما تأخذ المهام وقت أكثر مما ينبغي لكي يتم إنجازها، واحياناً يرجع ذلك إلى الأهتمام بالتفاصيل الصغيرة التي من الممكن أن تهتم بها بعد إنجاز الجزء الأكبر والأهم من المهمة.

سوف يكون ذلك أفضل لك بكثير إذا نظرت إلى مجمل المهمة واستطعت إنجازها ثم النظر إلى التفاصيل الصغيرة.

حول مهامك الرئيسية إلى عادات

مهمتك الرئيسية في عملك حولها إلى عادة يومية تقوم بها بإنتظام حتى لو في الأجازات مثلاً مهمتك الرئيسية في عملك هي الكتابة أو الترجمة أو العزف على آلة موسيقية أو رياضة معينة أجعل القيام بهذه المهمة عادة يومية تؤديها بإنتظام.

وذلك لتحسين مهاراتك ولكي تكتسب خبرات أوفر في مجالك تساعدك على إنجاز أي مهمة تطلب منك.

راقب نفسك فيما يستهلك وقتك

مشاهدة التلفاز أو تصفح مواقع التواصل الأجتماعي، أحد أكثر الوسائل التي تستنزف الوقت، عليك أن تصبح أكثر وعياً بالوقت الذي تقضيه في هذه الأنشطة.

ببساطة عندما تراقب نفسك سوف تعرف كم من الوقت يستنزف منك بلا جدوى وعند معرفتك ذلك سوف تبدأ بالقيام بهذه الأنشطة بشكل أقل.

حدد لكل مهمة فترة زمنية معينة

بدلاًِ من بدايتك مهمة وقولك سأظل هنا حتى تنتهي المهمة، يمكنك تحديد فترة زمنية معينة لإنجاز مهمتك.

فإذا قمت بتحديد ساعة أو ساعتين لكي تنجز خلالها المهمة المطلوبة منك سوف يكون ذلك حافز لزيادة تركيزك ويكون أكثر فعلية، حتى لو أنتهى بك الأمر بإضافة المزيد من الوقت.

اترك فترة زمنية بين المهام

عندما تتحمس لإنجاز العمل أو المهمة المطلوبة منك من الصعب تقدير كم من الوقت سوف تستغرق في تنفيذ مهمتك.

عند السماح لنفسك بالتوقف والأستراحة فإنك تسمح لعقك بأخذ قسط من الراحة لاستكمال تنفيذ ما هو مطلوب منك، وذلك صحي أكثر لعقلك ونفسيتك.

كن واقعياً في تحديد وقت مهامك

أسمح لنفسك بتحديد وقت واقعي لتنفيذ كل مهمة، إذا كنت تعتقد أن مهمة معينة سوف تستغرق نصف ساعة أو ساعة، فعليك أن تحدد لها ساعة كاملة لتنفيذها.

كونك واقعياً في تحديد فترة زمنية معينة لتنفيذ المهمة، سوف يمنعك من الأحباط أو التأخر عن تنفيذ مهامك.

من الأفضل دائماً أن تعطي لنفسك وقت أكبر، بذلك إذا قمت بتنفيذ مهمتك مبكراً فيكون لديك الوقت لتنفيذ مهام أخرى، وبداخلك سوف تشعر بالإنجاز وعدم تعطيل عملك وانتاجك.

تعلم أن تقول لا

إذا كان عليك رفض طلب من أجل زيادة تركيزك أو عدم إهدار وقتك، لا تتردد في فعل ذلك، كن مستعد لخفض خسارتك والانتقال إلى مهام أكثر إنتاجية.

تعلم من تجاربك السابقة لكي تتجنب إهدار الوقت، وتذكر أن في مقابل كلمة نعم كثير من العمل الهام الذي يحتاج لكثير من الوقت.

ضع خطة للمستقبل

من اسوأ الاشياء التي يمكنك فعلها هى القفز إلى يوم عمل جديد دون أدنى فكرة واضحة عن ما يجب عليك القيام به خلال يومك، على الرغم من أنه يبدو مضيعة للوقت لاستغراق من عشرة إلى خمسة عشر دقيقة في وضع خطة ليومك في العمل.

إلا أنك سوف تتفاجئ بفاعلية التخطيط ليومك بجرد تكريس القليل من الوقت لكي تخطط لباقي يومك.

إنشاء أنظمة للتنظيم

أن تكون منظم يوفر لك الكثير من الوقت، وليس عليك ايضاً أن تكون أكثر شخص تنظيماً في العالم.

أنشئ أنظمة ليست معقدة تساعدك على تنظيم أغراضك وأدواتك لتوفر لك الوقت والمجهود أثناء عملك، مثلاً أنشئ نظام لحفظ الوثائق الورقية، نظم كل الملفات الموجودة على الحاسب الآلي، قم بإلغاء الاشتراك على قوائم البريد الألكترونى الغير مفيدة.

تتبع وقتك

كم ساعة عمل استغرقت لكي تنفذ مهامك خلال الأسبوع؟ تتبع الوقت هو وسيلة فعالة للغاية لتعرف كم من الوقت استغرقت منك كل مهمة وإذا عُرضت عليك مثيلاتها كم تستغرق في تنفيذها.

يمكنك تحديد مقدار الوقت الذي تستغرقة كل مهمة واحدة بالظبط، ومع تنفيذك لجدول زمني بسيط لمهام يمكنك بداية مهمة وتنفيذها وبداية غيرها بسهولة في نفس اليوم.

أجمع المهام المشابهة معاً

المهام المختلفة تتطلب أنواع مختلفة من التفكير و المهارات، لذلك من الطبيعي أن تسمح لعقلك بالتفكير في نوعية محددة من الهمام بدلاً من التحول دون داع إلى شيء يتطلب منك إعاد توجيه تفكيرك.

مثلاً لديك (6) مهام مقسمة إلى كتابة أربع مقالات وإعداد أثنين فيديو، أيهما تفضل تنفيذ مهام الكتابة كلها تباعاً وبعدها تنفيذ مهام الفيديو، أم تنفيذ مقالين ثم فيديو ثم مقالين وهكذا.

بالطبع الطريقة الأولى سوف تكون أفيد لك.

أطلب المساعدة

إذا لزم الأمر أطلب المساعدة من شخص أخر ويمكنك إسناد المهام الأصغر إليه، لا تجعل كبريائك يمنعك من طلب المساعدة من بعض الأشخاص الذين تتوسم فيهم قدرتهم على مساعدتك.

تأكد من أنك أخترت الشخص المناسب الذي يستطيع مساعدتك، إنك لا ترغب في المساعدة فحسب أنت ترغب في تنفيذ المهمة بنجاح أيضاً.

ولكن عليك الحذر، لا تطلب المساعدة بشكل دائم، إذا فعلت ذلك تحولت إلى شخص كسول لا يعتمد عالية.

كافئ نفسك

في أغلب الأحيان يؤدي العمل بجد إلى الإرهاق والإجهاد، مما يجعلك لا تستطيع التركيز على أبسط المهام، لذلك يجب عليك أن تأخذ قسطاً من الراحة ومكافأة نفسك على مجهودك.

تأكد من تخصيص وقت للراحة، أغلق هاتف العمل، لا ترد على البريد الإلكتروني، إذا كنت تستقطع من وقت راحتك للعمل فأنت لا تستطيع الأضافة إلى عملك ولا تحقق الراحة التي تحلم بها.

أهمية تنظيم الوقت

أهمية تنظيم الوقت

الوقت قيمته لدينا كبيرة، فكر قليلا ما هو مقدار أسبوع من العمل مع عدم وجود الوقت الكافي لإنجاز مهمة أو تنفيذ هدف؟ هناك العديد من الطرق لتنظيم الوقت.

بداية مهامك الهامة أولا، الإستعانة بتطبيقات للهاتف المحمول وغيرها من طرق تنظيم الوقت، ولكن إذا كنت لا تعلم تماماً أهمية إدارة وقتك بشكل أفضل لن تساعدك هذة الطرق، إذا لم يكن لديك الدافع لإستخدامها.

عليك أن تبدأ بالصورة الكبيرة أولا، تعرف على أهمية تنظيم الوقت.

أستغلال الوقت المحدد

بغض النظر عن كيفية تقسيم الوقت الفعلي ليس سوى (24) ساعة في اليوم، ينطبق ذلك عليك وعلى زميلك في العمل الذي يبدو أنه قادر على تنفيذ نصف مقدار العمل الذي تقوم به فقط.

كذلك أيضاً ينطبق على زميل العمل السابق الذي ينجز بأستمرار أكثر مما تنجز، إذا كنت ترغب في الحصول على تقدم في عملك والتقدم المستمر، يجب أن تجد طريقة لاستغلال هذا المورد المحدود.

يمكنك إنجاز المزيد بجهد أقل

عندما تتعلم التحكم في وقتك، يمكنك تحسين قدرتك على التركيز، ومع زيادة التركيز تتحسن كفائتك في العمل، وتبدأ التنقل بين المهام بسرعة أكبر، وبذلك سوف ترى نتائج يوم العمل بسهولة.

تحسُن قدرتك على اتخاذ القرار

عندما تشعر بضيق الوقت وعليك اتخاذ قرار مناسب، فأنت أكثر عرضة للانتقال إلى الاستنتاجات دون التفكير الكامل في كل الاختيارات، يؤدي ذلك إلى ضعف عملية اتخاذ القرار.

من خلال إدارة الوقت الفعالة، يمكنك التخلص من الضغط الناتج عن الشعور بأنك لا تملك الوقت الكافي لاتخاذ القرار، سوف تبدأ  في دراسة القرارات والاختيارات المتاحة لديك بعد شعورك بالهدوء والتحكم.

عندما يحين الوقت لدراسة الخيارات وأتخاذ القرار، بدلاً من التسرع سوف يتوافر لديك الوقت الكافي لدراسة كل أختيار وعندما تفعل ذلك سوف تقل نسبة اتخاذ القرار الخطأ.

تساعدك لتكون أكثر نجاحاً

إدارة الوقت هي مفتاح النجاح، يتيح لك التقدم في حياتك بدل تدخل الآخرين، كما تنجز أكثر كل يوم، تتخذ قرارات أكثر دقة، تشعر بمزيد من التحكم في عملك، تكتسب خبرة أكبر، يلجأ لك قادتك عندما يريدون تنفيذ العمل.

كل ذلك سوف يساعدك على مواكبة فرص التقدم المستمر في عملك.

زيادة فرص التعلم

فرص التعلم موجودة في كل مكان، من الواضح أنك كلما تعلمت كلما زادت فرص العمل، وتوجد فرص تعلم كثيرة حولك إذا توافر الوقت الكافي للتوقف و الأستفادة منها، عندما تنظم وقتك وتعمل بشكل أكثر كفاءة يكون لديك هذا الوقت.

يمكنك تعلم مهارة جديدة في عملك أو الأشتراك في دورة تدريبية تثقل بها مهاراتك، كلما تعلمت أكثر عن مجال عملك كلما زادت مهاراتك وزيادة فرصتك في التقدم والنجاح.

يقلل من التوتر

عندما لا تتحكم في وقت من السهل أن ينتهي الأمر بالشعور بالارتباك والاندفاع، وعندما يحدث ذلك من الصعب تحديد المدة التي تلزم لإتمام المهمة.

بمجرد معرفة كيفية تنظيم وإدارة وقتك فأنت تحمي نفسك من الوقوع في مثل هذا القدر من التوتر، إلى جانب كونة أفضل لصحتك، فأنت لديك صورة أوضح للمهام المطلوبة منك، وأنت أكثر قدرة على تقدير المدة المستغرقة في تنفيذ مهمة معينة.

توافر الفرصة للحصول على وقت الفراغ

كلنا نحتاج إلى وقت للأسترخاء حتى لو كان ذلك عشرة دقائق خلال اليوم لا تفعل فيها أي شيء مجرد الأسترخاء، ولكن للأسف لا يستطيع الكثيرون الحصول على هذة الفرصة، ما بين العمل والمسؤوليات الأسرية.

إذا توافر لديك مهارات إدارة الوقت الجيد سوف تساعدك في الحصول على ذلك الوقت، وإذا لم تحصل علية طوال اليوم يمكنك تحديد وقت للاسترخاء قبل النوم.

لا مجال لعدم الانضباط

عندما تتدرب على إدارة وقتك بشكل مناسب فلا يوجد مجال للتسويف، التسويف في الأساس مضيعة للوقت ومن أسباب عدم تنفيذ الكثير من المهام، كلما قضيت على التسويف كلما زاد الإنضباط الذاتى بداخلك.

هذة مهارة جيدة بالنسبة لك سوف تؤثر بالإيجاب على عملك وعلى تعلمك مهارات مختلفة ومجالات أخرى.

أعراض سوء إدارة الوقت

إهدار الوقت

كيف لك أن تحدد إذا كن تقوم فعلا بإدارة وقتك وتنظيمة بكفاءة أم أنك تهدر وقتك؟ إليك هنا أعراض سوء إدارة الوقت إذا كنت تفعل شئ منها فأنت تهدر وقتك.

تغطي القائمة التالية أكثر علامات سوء إدارة الوقت شيوعاُ، بغض النظر عن كمية العمل الذي تنجزه إذا كنت تفعل أي من هذه العلامات فمن الممكن أن يكون لديك بعض العلامات السيئة لإدارة الوقت.

عدم القدرة على الالتزام بالمواعيد

تتأخر دائما عن مواعيدك عامة أو مواعيد تسليم مهامك، قد يكون ذلك بسبب قبولك لكثير من المهام في وقت واحد أو عدم قدرتك على تحديد وقت صحيح لتنفيذ المهام.

التقيد بالمواعيد له تأثير دائماً على علاقتك بالآخرين، لذلك فمن الممكن أن يكون له تأثير سلبي بعلاقاتك، قد تكون تعاني من سوء الألتزام بالمواعيد لأنه لا يمكنك تحفيز نفسك للاستيقاظ مبكراً والقيام بالمهام التي يجب عليك أن تنفذها.

تحتاج إلى تحديد ما هو مهم بالنسبة لك فعلا، وتوجية إدارة وقتك إلى تحقيق أهدافك لكي تصبح أهدافك هي أولوياتك وتجد الحافز الداخلي لتنفيذها.

التزامك بالمواعيد دليل على احترامك للآخرين، وعدم التزامك هو اخبارك لهم بعدم احترامهم، سوء إدارة الوقت يضر علاقاتك.

التسرع الدائم

في بعض الأحيان يكون على الجميع التسرع قليلاً، ولكن التسرع الدائم من علامات سوء إدارة الوقت، إذا وجدت نفسك دائما متسرع بين كل أجتماع والأخر، وتنفيذ مهمة والأخرى، أنت لست منظم بما يكفي لكي تعرف الفترة الزمنية المناسب لكل مهمة.

بعض الأشخاص يتسرعون باستمرار لأنهم يتركون كل شئ حتى اللحظة الأخيرة، وهذا دليل على  الفشل في رؤية الصورة الكبيرة التي من خلالها تحدد الفترة الزمنية المناسبة.

التسرع المستمر في كثير من الأحيان دليل على أنك تكافح من أجل التغلب على العبء الزائد، تحتاج إلى التركيز على حصولك على العمل المناسب لوقتك فقط ورفض باقي الضغوط.

ضعف الأداء

الكثيرون يظنون أن الأداء المتميز يتعلق بتنفيذ أكبر قدر من المهام، ولكن الكمية ليست مهمة كما يظنون، فإذا كنت تنجز الكثير من المهام الغير مهمة هل هذا يعتبر نجاح وتميز في أدائك؟ بالطبع لا.

يمكنك فقط تنظيم وقتك ومعرفة كيف تستقطع مدة زمنية معينة لإنجاز مهمة بدقة ومهارة، وجعل قراراتك أفضل حول وقتك ومهاراتك ومواردك.

خلاصة القول

الوقت هو أصل لا يمكن الاستغناء عنه، هو أصل لا يقدر بالمال، و بالأخص في عالم ريادة الأعمال الذي يتسم بالسرعة والدقة والتنافسية، فيمكنك الحصول على المزيد من المال ولكن لا يمكنك الحصول على المزيد من الوقت، تأكد من أن تقضي وقتك حيث يفيد أكثر.

إدارة الوقت لاتعني تنفيذ أكبر عدد من المهام، بل تنفيذ المهام المطلوبة بأبسط طريقة وبشكل أسرع، وذلك يساعدك علي زيادة كفائتك في عملك وتحقيق التوازن المطلوب بين العمل والحياة الشخصية.

وتوجد عدة نصائح إذا أتبعت منها ما يتناسب مع شخصيتك وقدراتك وطبيعة عملك سوف تصل إلى النتائج المرجوة والأهداف التي تسعى  إلى تحقيقها.

قيمة الوقت لا نستطيع تقديرها بالمال بل الوقت هو من نصنع من خلاله المال، إذا كنت على دراية كافية بأهمية الوقت سوف تقوم باستغلاله بشكل صحيح.

ولكن لكي تستطيع تحديد شكل إدارتك للوقت يجب عليك معرفة علامات سوء إدارة الوقت، إذ ربما تكون قد وقعت في تلك العلامات.

الاسئلة الأكثر شيوعاً

ما هي إدارة الوقت؟

إدارة الوقت هي عملية تخطيط وتنظيم وممارسة التحكم الواعي للوقت الذي تقضيه في عمل محدد بشكل أكثر ذكاء

أهمية تنظيم الوقت

أستغلال الوقت المحدود
يمكنك إنجاز المزيد بجهد أقل
تحسُن قدرتك على اتخاذ القرار
تساعدك لتكون أكثر نجاحاً
زيادة فرص التعلم
يقلل من التوتر
توافر الفرصة للحصول على وقت الفراغ
لا مجال لعدم الانضباط

مقالات ذات صلة
أضف تعليق
contact Promediaz on what's app