بحث عن إدارة الوقت: 9 مهارات أساسية ستضاعف استفادتك من الوقت

هل تشعر دائماً أنه ليس لديك ما يكفي من الوقت للقيام بالمهام الضرورية في حياتك؟

هل تتساءل لماذا بالرغم من أن كل الناس لديها 24 ساعة في اليوم ولكن دائماً ما نجد بعض الناس ينجزون الكثير من الأعمال فيهم بينما البعض الآخر يكاد لا ينجز شيئاً تقريباً في نفس الوقت؟

كلمة السر هنا هي “إدارة الوقت”.

إذاً السؤال هنا لا يتعلق بكمية الوقت التي تحصل عليها ولكن السؤال الحقيقي هو كيف تدير هذا الوقت؟ هذا المقال هو بحث عن إدارة الوقت بشكل مبسط.

ماذا نقصد بمفهوم “إدارة الوقت”؟

دعنا نتعرف أولاً على معنى إدارة الوقت: “إدارة الوقت هي القدرة على استخدام الوقت بشكل منتج وفعال”

قد يبدو لك أنه من السخف إضاعة الوقت في القراءة عن أهمية الوقت وكيفية استخدامه بدلاً من استخدامه فعلاً في أداء المهام المتراكمة عليك، ولكن إذا فعلت ذلك سيكون مثل شراء جهاز معقد ومحاولة استخدامه دون أن تقرأ كيف يعمل هذا الجهاز.

فقد ينتهى بك الأمر وقد أضعت الكثير من الوقت دون أن تحقق هدفك.

إليك بعض الفوائد التي تعود عليك من تعلم الطريقة الصحيحة لإدارة الوقت:

فوائد تعلم الطريقة الصحيحة لإدارة الوقت:

• مزيد من الإنتاجية والفاعلية.
• ضغط عصبي أقل.
• مزيد من الفرص للتقدم في العمل.
• المزيد من الفرص لتحقيق أهدافك في حياتك الاجتماعية والعملية.

في المقابل هذه هي بعض من العواقب التي ستعاني منها إذا لم تقم بإدارة وقتك بشكل فعال:

عواقب إدارة الوقت بشكل خاطئ:

• عدم القدرة على إكمال أعمالك قبل موعد تسليمها.
• جودة العمل الذي ستقوم بإنتاجه ستكون سيئة.
• مستويات عالية من الضغط العصبي على المستوى العملي والإجتماعي.
• مستوى منخفض من الإنتاجية بسبب سوء التخطيط.

هناك مهارات أساسية يجب عليك تعلمها لتتمكن من إدارة وقتك بشكل منتج وفعال.

سنتحدث في هذا المقال عن 9 من هذه المهارات بالتفصيل مع أمثلة عملية تساعدك على فهم كيف تمارس هذه المهارات بسهولة في حياتك.

المهارة الأولى: التخطيط

“إذا فشلت في التخطيط فأنت تخطط للفشل”
بنيامين فرانكلين

الخطوة الأولى والأهم في إدارة الوقت هي التخطيط، الوقت هو أهم وأثمن مواردك إذا لم تقم بالتخطيط له سيتم إهداره.

التخطيط يساعدك على الآتي:

• توقع المصاعب التي ستواجهك والاستعداد لها جيداً.
• وضع جداول منطقية وتصور حقيقي للوقت الذي تحتاجه لإنجاز المهام.
• القدرة على تخصيص وقت للاستمتاع دون الشعور بالذنب.

حتى تتمكن من التخطيط جيداً لمهامك يجب أن تبدأ بتحديد أهدافك، لتحديد الأهداف بنجاح يمكن استخدام نموذج “سمارت” أو “SMART“، هذا النموذج يحدد لك مواصفات الأهداف التي تستطيع أن تختارها لنفسك.

هذه المواصفات هي:

• يجب أن تكون أهدافك محددة (Specific).
• يجب أن يكون تقدمك في اتجاه أهدافك قابل للقياس (Measurable).
• يجب أن تكون أهدافك قابلة للتحقيق في وقت معين (Achievable).
• يجب أن تكون أهدافك لها علاقة بإمكانياتك (Relevant).
• يجب أن تكون أهدافك محددة بوقت معين (Time-based).

تحديد الأهداف سوف يساعدك على كتابة قائمة بالمهام التي يجب عليك القيام بها للوصول لهذه الأهداف، مما يسهل عليك توظيف وقتك وإمكانياتك في مكانها الصحيح.

اصنع خططاً طويلة الأمد وأخرى قصيرة الأمد، احرص دائماً في نهاية كل يوم أن تخصص وقتاً مناسباً للتخطيط لليوم المقبل، حدد المهام التي تريد القيام بها وخصص لكل منها وقتاً مناسباً لتنهي فيه هذه المهمة.

هذه الاستراتيجية ستجعلك تبدأ يومك دائماً بنشاط وتركيز وبالتالي بفاعلية وإنتاجية أفضل.

المهارة الثانية: ترتيب الأولويات

ما هو الفرق بين زيارة طبيب الأسنان واصطحابك لأطفالك في الوقت المحدد لذلك؟

ستجد في حياتك أن الأمور التي يجب عليك أن تفعلها تنقسم إلى قسمين، قسم مهم وقسم ضروري.

زيارتك لطبيب الأسنان هي بالتأكيد شيء مهم ولكنه ليس ضروري، بمعنى أنك تستطيع أن تؤجله قليلاً ولا يجب عليك أن تفعله فوراً بدون تأخير.

أما اصطحاب أطفالك في الموعد المحدد هو شيء ضروري حتماً، لا تستطيع تأجيله حيث سيترتب على ذلك الكثير من المشاكل.

فمن الممكن إذا تأخرت عليهم أن تتسبب في تأخير القائم على رعايتهم في غيابك، قد يكلفك ذلك المزيد من المال، بالتأكيد سيقلق أطفالك بسبب تأخرك، وقد يتسبب هذا التأخير في المزيد من التأخير على المواعيد اللاحقة.

أن تستطيع معرفة الفرق بين المهم والضروري هو القدرة على ترتيب الأولويات.

جميع الأشخاص الناجحون عندهم القدرة على ترتيب الأولويات بشكل صحيح، والقدرة على التمييز بين ما هو مهم وما هو ضروري هي المهارة الأساسية التي عليك تعلمها للقيام بذلك بشكل صحيح.

تستطيع بسهولة من خلال صندوق ايزنهاور ترتيب أولوياتك.

“الأشياء المهمة هي إلى حد ما ضرورية، والأشياء الضرورية هي أيضاً إلى حد ما مهمة”
دوايت ايزنهاور، الرئيس السابق للولايات المتحدة

ما هو صندوق ايزنهاور؟

صندوق ايزنهاور أو مصفوفة ايزنهاور هي أداة تستطيع أن تستعملها لتحديد ما هو ضروري وما هو مهم وما لا تحتاج لعمله من الأساس فتتمكن بذلك من تحديد أولوياتك.

هذا الصندوق مقسم إلى أربع أقسام حسب أهمية وضرورة الأمور التي يجب عليك عملها.

في البداية اكتب كل المهام التي يجب عليك عملها في يومك، ثم ابدأ في وضع كل مهمة في الخانة المناسبة، بعد ذلك تستطيع أن تبدأ في تنفيذ هذه المهام بالترتيب حسب موقعها في هذا الصندوق.

تذكر!

أنت وصحتك أيضاً مهمان! كون أنه لديك الكثير من المهام لتقوم بها لا يعني أن ممارستك للرياضة أو تخصيص وقت لتحصل على أكل صحي أو الذهاب للمشي لنصف ساعة ليس مهماً.

لا يجب عليك أن تهمل صحتك النفسية والجسدية لصالح الأمور الضرورية التي يجب عليك القيام بها.

تصنيف الأمور أنها مهمة أو ضرورية ليس ثابت، فبمرور الوقت قد يتغير هذا التصنيف فتصبح الأمور المهمة ضرورية، لذلك يجب عليك بشكل دوري مراجعة تصنيف المهام وتغيير تصنيفها إذا لزم الأمر.

ولكن ما العمل إذا كان لديك أمر مهم تريد عمله ولكن بسبب كثرة الأمور الضرورية والمهمة أيضاً يتم تأجيله دائماً ولا ينجز؟

المهارة الثالثة: التفويض

أنت لست وحيداً في هذا العالم.
إذا كان لديك أمر مهم تريد عمله ولكن بسبب كثرة الأمور الضرورية والمهمة أيضاً يتم تأجيله دائماً ولا ينجز، في هذه الحالة يجب عليك مراجعة هذا الأمر، واسأل نفسك: هل هو مهم فعلاً؟ هل يجب القيام به أم إنه أمر أنت تعتقد فقط أنه يجب عليك أن تفعله؟

إذا وجدت الإجابة على هذه الأسئلة بنعم، فهناك حل بسيط لهذه المشكلة، وهو التفويض.

التفويض هو أن تختار شخص مناسب تسند له هذه المهمة ويستطيع القيام بها بالنيابة عنك، التفويض أيضا مهارة مهمة يجب عليك أن تتعلمها إذا كنت تريد أن تنجح في إدارة الوقت بشكل منتج وفعال.

المهارة الرابعة: ابدأ بالمهام الصعبة.

كل الضفدعة السمينة أولاً

هناك مقولة مأثورة عن مارك توين يقول فيها

“إذا كان من ضمن مهامك أن تأكل ضفدعة، فابدأ يومك بإنهاء هذا العمل أولاً، وإذا كنت مهمتك أن تأكل ضفدعتين فابدأ بالضفدعة السمينة أولاً”.

الغرض من هذه النصيحة أن تبدأ دائماً بانجاز بالمهام الأكثر صعوبة أول شيء في الصباح.

هذه المهام يطلق عليها “أهم المهام في اليوم” أو “Most Important Tasks (MITs) of the day”.

إنجاز هذه المهام أول شيء في الصباح سيعطيك أكبر دفعة لتساعدك على إكمال يومك بنشاط ومعنويات مرتفعة، كونك تخلصت من المهام الثقيلة على قلبك، فلا تستهلك فيها نفسياً وفكرياً طوال اليوم.

المهارة الخامسة: القدرة على المحافظة على تركيزك.

“ليس الأمر أنني خارق الذكاء، ولكن أنا فقط استمر فترة أطول في محاولة حل المسائل”
البرت اينشتاين

مؤخراً أصبحت الأشياء التي تسبب التشتيت كثيرة جداً، الاشعارات من مواقع التواصل الاجتماعي التي تصل كل دقيقة على تليفونك المحمول، الأشخاص الذين يظهرون فجأة في طريقك ويطيلون الحديث، المكالمات الهاتفية التي تصلك وغيرها من الأشياء التي تقطع تركيزك وتفقدك تسلسل أفكارك.

حتى تستفيد من الوقت وتستطيع أن تنجز فيه ما تريد من المهام المحددة لهذا الوقت، يجب أن تحافظ على تركيزك.

قم بتقسيم الوقت الذي خصصته لتنفيذ مهماتك إلى وحدات من الوقت، مثلاً لو لديك مهمة تتطلب أربع ساعات تستطيع تقسيمها إلى أربع وحدات مثلا.

تستطيع في كل وحدة من هؤلاء أن تعمل بتركيز لمدة خمسون دقيقة بدون أي مقاطعات، فتغلق الاشعارات في هاتفك، ولا ترد على أي اتصال، وتستطيع أن تعلق لوحة على الباب “ممنوع الإزعاج”.

ثم في العشر دقائق المتبقية تستطيع أن تراجع كل محاولات التواصل معك وتستجيب فقط للمهم منها، ولا تعطي هذه المهمة بأي حال من الأحوال أكثر من عشر دقائق.

المهارة السادسة: تحديد وقت لكل مهمة تقوم بها وتلتزم به

“إذا كان لدي ست ساعات لاقطع شجرة، سأمضى أربعة منهم في شحذ فأسي”
ابراهام لينكولن

تحديد وقت لكل مهمة من مهامك يساعدك على التركيز أكثر وبالتالي ستكون أكثر إنتاجية، في حين أنه عدم تحديد وقت محدد في الغالب سيؤدي أن تستهلك هذه المهمة وقت أكثر بكثير مما تحتاجه بالفعل.

بذل قليل من الجهد لتحديد وقت لكل مهمة قد يفيدك أكثر مما تتخيل، ليس فقط في إنجاز المهمة في وقت أقل ولكن أيضاً في معرفة المشاكل المحتملة التي قد تواجهك.

على سبيل المثال من المفترض أنك لديك أربع ملفات من الدراسة المتعلقة بمشروع معين عليك الإنتهاء منهم قبل موعد اجتماع مهم، ولكنك عندما قررت تحديد وقت للإنتهاء من كل ملف وجدت أنك لا يمكن بحال من الأحوال الإنتهاء منهم جميعاً قبل موعد الاجتماع.

في هذه الحالة سيكون لديك الوقت الكافي لتجد حل مناسب لهذه المشكلة دون أن تضع نفسك في موقف حرج.

على سبيل المثال تستطيع أن تقوم بتفويض أحد زملائك للقيام بجزء من العمل معك، أو أن تطلب تأجيل موعد الاجتماع أو غيرها من الحلول التي ستكون سهلة وممكنة إذا كان لديك الوقت الكافي.

في حين إنه في حال اكتشفت أنك لا تستطيع إنهاء العمل قبل موعد العمل ببضعة ساعات فستكون في مأزق حقيقي.

المهارة السابعة: لا تحاول أن تقوم بأكثر من مهمة في نفس الوقت

“كن مثل طابع البريد، التصق بالشيء حتى تصل إلى هدفك”
جوش بيلينجز

المهارة التي يجب أن لا تكون لديك! بينما الإعتقاد السائد بأن القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت هو شيء جيد ويوفر الوقت، أثبتت الدراسات أن هذا غير صحيح. إن التأرجح بين المهام المختلفة فعلياً يقلل من الإنتاجية.

هذا لأن في الواقع انتباهك يكون في أغلب الوقت مستهلك في عملية التبديل بين المهام وليس المهام نفسها، بينما لا تصل إلى درجة التركيز الكامل في أي من المهام التي تقوم بها.

المشاكل التي تنتج عن القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت.

أثبتت الدراسات المختلفة التي أجريت في عدة جامعات أن القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت يؤدي لحدوث المشاكل التالية:

• ستقوم بالعمل في وقت أطول.
  دراسة في جامعة يوتاه أثبتت أن الأشخاص الذين يتكلمون في الهاتف أثناء القيادة يصلون في وقت أطول من الذين لا يتكلمون.
• فرصة ارتكابك الأخطاء ستكون أكبر.
  هل حدث أن كتبت رسالة وأرسلتها إلى الشخص الخطأ لأنك كنت مشغول أثناء ارسال الرسالة بالتحدث إلى أحد زملائك في العمل؟
  هذه النوعية من الأخطاء تزداد بشكل كبير مع الأشخاص الذين يقومون بعدة مهام في نفس الوقت.
• ستفوت الأشياء المهمة في الحياة.
  نحن لا نتحدث هنا عن رؤية النصف الممتلئ من الكوب بل عن أشياء حقيقية وواضحة أمامك.
  75% من الطلبة الذين أجريت عليهم دراسة في جامعة واشنطون لم يلحظوا المهرج على دراجة بعجلة واحدة الذي مروا به أثناء قطعهم للحرم الجامعي بينما كانوا يتحدثون في الهاتف.
• ستجد صعوبة في تذكر التفاصيل التي قد تكون مهمة جداً. فقد أثبتت الدراسات أن التحول المفاجئ من نشاط لآخر يخل بالذاكرة القصيرة الأمد.

هناك أيضاً العديد من المشاكل الأخرى التي قد تواجهك بسبب القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت.

فإذا كنت تعتقد أنك واحد من أفضل الأشخاص الذين يمكنهم القيام بأكثر من عمل في وقت واحد، فغالباً أنت من أسوأ الذين يستطيعون فعل ذلك طبقاً لدراسة أجريت في جامعة يوتاه عام 2013، لذلك من الأفضل أن لا تفعل ذلك.

المهارة الثامنة: القدرة على أن تقول لا

وقتك ثمين فلا تضيعه في أنشطة غير مهمة ولا تعود عليك بالفائدة، بل وتعطلك عن ما هو ضروري ومهم في حياتك.

لا تبادر بالموافقة على القيام بعمل قبل أن تتأكد من أن هذا العمل مهم وأن وقتك يسمح بالقيام به.

لا تدع الإحراج يدفعك لقبول شيء وكن دائماً جاهز بإجابة مهذبة تنقذك من تلك المواقف ولا تتردد في استعمالها.

على سبيل المثال عندما يطلب منك أحد زملائك مساعدته في عمل ما فقد تكون الإجابة الجاهزة “سأتحقق من جدولي وأعاود الاتصال بك”.

قد تستطيع لاحقاً فعلاً تخصيص وقت لهذا العمل ولكن سيكون الوقت المناسب الذي لا يضر بجدولك، أو قد تقوم بتفويض شخص آخر للقيام بهذا العمل.

المهارة التاسعة: استمتع بوقتك في كل الأحوال

“اجعل أوقاتاً ثابتة للعمل واللعب، اجعل كل يوم مفيد ومسلي، واثبت أنك تعرف قيمة الوقت باستغلاله جيداً”
لويزا ماي ألكوت

لا تجعل رغبتك في إتمام كل الأعمال في قائمة المهام الخاصة بك تسيطر عليك.

احرص دائماً على أن تخطط للراحة والترويح عن نفسك وضع لها أوقاتاً في جدول مهامك، الإفراط في العمل قد يؤدي في النهاية أن تستهلك تماماً جسدياً ونفسياً وبالتالي ستصبح غير قادر على العمل.

حاول أن تحافظ على التوازن بين عملك وحياتك، وتذكر أن المتعة كلها في الرحلة، فلا تنسى في غمار حياتك المشحونة أن تستمتع بما تعمل.

الخلاصة: إدارة الوقت هي بداية الصعود إلى القمة

“الخبر السيئ أن الوقت يطير، ولكن الخبر الجيد أنك قائد هذه الطائرة”
مايكل التشولر

تحدثنا في هذا المقال عن تسع مهارات أساسية لتنجح في إدارة الوقت.

من الممكن إلى جانب هذه المهارات إضافة بعض المهارات الأخرى مثل القدرة على رؤية الصورة الكبيرة وعدم الاستغراق في التفاصيل الصغيرة، القدرة على استغلال أوقات الانتظار الاستغلال الأمثل، واستبدال العادات السيئة بأخرى جيدة وجعلها أسلوب حياة.

إدارة الوقت هو شيء مهم وضروري في حياة الإنسان، خاصة إذا كان يسعى لتحقيق أهداف كبيرة.

إن قرائتك لهذا المقال تعني أنك تدرك جيداً أهمية الوقت وأهمية إدارته بشكل صحيح، مما يضعك على أول طريق النجاح.

إذا استطعت أن تتقن هذه المهارات التسعة، فمن المؤكد أن حياتك ستختلف اختلافاً جذرياً وستدرك نجاحات كنت تعتقد أنه من الصعب الوصول إليها في وقت قصير.