تعلم أفضل طريقة كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي

يستخدم البريد الإلكتروني بشكل يومي في العمل، أو يتم التواصل الشخصي بين الافراد من خلاله، ويوجد الكثير من المواقع تطلب إدخال عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك واختيار رقم سري لإعادة التواصل معك، أو إنشاء حساب لك على الموقع.

مثل: منصة الفيسبوك فهي تطلب منك إدخال عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك أو رقم هاتفك، لإنشاء حساب لك داخل الموقع.

ويمكن وصف أهمية البريد الإلكتروني انها تساوي أهمية رقم الهاتف الخاص بك، وتذكر أن العالم أصبح قرية صغيرة بعد ظهور البريد الإلكتروني، ويمكنك الآن الوصول إلى أي شخص آخر في العالم، كل ما عليك فعلة كتابة رسالة تصل إلى ملايين من الأشخاص، وانت جالس في مكانك، لذلك علينا ان نتعلم طريقة كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي.

هل تعلم ما هو البريد الإلكتروني؟

البريد الإلكتروني، هو وسيلة حديثة للتواصل بين أفراد المجتمع، عن طريق إرسال رسالة أو ما يعرف باللغة الإنجليزية Mail.
ويمكنك التواصل مع أي شخص تريده في جميع أنحاء العالم، وإرسال رسالة له من خلال البريد الإلكتروني وبالتاكيد تحتاج معرفة عنوان البريد الإلكتروني الخاص به، لتتمكن من مراسلته.

وبعد الكثير من تحديث وتطوير من خصائص البريد الإلكتروني يمكن في وقتنا الحالي إرسال، واستلام ملف متواجد في جهازك الشخصي سواء الحاسوب أو الهاتف، ويمكن إرسال رسالة نصية، أو فيديو، أو صورة عبر البريد الإلكتروني.

وجدير بالذكر أنه يمكنك إرسال الرسالة أو استلامها في حالة وجود اتصال بشبكة الإنترنت، وتظل في البريد الإلكتروني منتظرة لتقرأ في أي وقت.

وللتوضيح الأخير في عبارة واحدة ما هو البريد الإلكتروني: هو عبارة عن برنامج أو أداة تستخدم لاستلام الرسائل أو إرسالها.

كيفية إنشاء حساب بريد إلكتروني

يمكن إنشاء بريد الكتروني مجاني، لا يوجد مبلغ من المال عليك دفعه للحصول على بريد الكتروني، ولا يتطلب إنشاء بريد إلكتروني إشتراك شهري أو سنوي.
يوجد الكثير من انواع البريد الإلكتروني، يمكنك الاختيار من بينهم، مثل:

بريد ياهو yahoo

كان ياهو الاكثر انتشر في السنوات السابقة، ياهو “شركة امريكية” تقدم خدمة البريد الإلكتروني بجانب انها محرك بحث
ويمكن إنشاء حساب على yahoo مجانًا.

• في البداية اضغط هنا للدخول على موقع الياهو.
• ثم اختر انشاء حساب.
• سجل بياناتك الشخصية: الإسم الأول، اسم العائلة، تاريخ الميلاد، ورقم هاتفك الشخصي.
• ثم اختر اسم حسابك، إبتعد عن الأسماء المبهمة، يفضل أن تختار اسمك بجانبه رقم أو رموز.
• ضع الرقم السري الخاص بك، ولا تخبر أحد برقمك السري.
• ثم اضغط على متابعة.
• ثم يرسل لك ياهو رمز التفعيل على رقم هاتفك، ومن ثم سيطلب منك الرمز بعد ضغط متابعة الرمز ليتأكد من صحة البيانات، كل ما عليك فعله هو كتابة الرمز المرسل إليك.

بريد جيميل Gmail

وتقدم “شركة جوجل google” أشهر محرك بحث في العالم من ضمن خدماتها العديدة خدمة البريد الإلكتروني، gmail ويعد الآن أنه من أشهر أنواع البريد الإلكتروني، ويمكنك إنشاء حساب مجاني في خطوات بسيطة.

• في البداية اضغط هنا للدخول على الجيميل وانشاء الحساب.
• سجل بياناتك الشخصية: الاسم الأول، اسم العائلة، تاريخ الميلاد، رقم هاتفك الشخصي.
• ثم اكتب عنوان البريد الإلكتروني، ولا تنسى ان تبتعد عن الأسماء المبهمة، يفضل أن تختار اسمك الشخصي بجانبه رقم، وتجنب استخدام اسم الدلع الخاص بك.
• ضع الرقم السري الخاص بك، ولا تختر أرقام متسلسلة أو رقم سري سهل، اختر رقم سري طويل وملئ بالرموز والأرقام.
• سيرسل لك جيميل رمز التفعيل على رقم هاتفك، ومن ثم سيطلب منك الرمز بعد ضغط متابعة الرمز ليتأكد من صحة البيانات، كل ما عليك فعله هو كتابة الرمز المرسل إليك.
• وبعد قراءة الشروط اضغط أنا موافق وباللغة الإنجليزية i agree

بريد الاوتلوك outlook

خدمة البريد الإلكتروني الاوتلوك مقدمة من “شركة مايكروسوفت”، واشتهرت مايكروسوفت ببرامج عديدة مثل الـ word excel، ويكثر استخدام البريد الإلكتروني الاوت لوك في الشركات والمؤسسات.
ويمكنك إنشاء حساب على الاوتلوك بمجرد اتباع نفس خطوات تسجيل السابقة فقط اضغط هنا لكي تصل إلى الموقع بسهولة.

أهمية استخدام البريد الإلكتروني.

هل تساءلت في يوم عن أهمية استخدام البريد الإلكتروني؟ ، أو هل تخيلت اختفاء البريد الإلكتروني من عالم الإنترنت؟ هذا شيء كارثي وكثير من الأعمال ستقف، لان البريد الإلكتروني هو أساس التواصل في العمل، وأساس التسجيل في المواقع.

يوجد العديد من استخدامات البريد الإلكتروني وأهمها التواصل، والتسويق.

التواصل.

يستخدم البريد الإلكتروني كوسيلة للتواصل عن طريق إرسال وإستقبال الرسائل في جميع أنحاء العالم، وهناك العديد من أشكال التواصل ومنها:

• يستخدم لنقل وتبادل الملفات الصوتية أو النصية أو الصورة أو فيديو بين الأفراد.
• يستخدم لإرسال سيرتك الذاتية إلى الجهة المعنية.
• يستخدم للتواصل بين الموظفين في العمل، لتبادل المهام ومتابعة العمل، وبالتأكيد معرفة آخر التطورات، ولنقل أخبار الشركة، ومشاركة البيانات المهمة.
• يستخدم في التسجيل في المواقع الإلكترونية وفتح حساب للتوضيح: عند إنشاء حساب على موقع مثل الفيسبوك أو منصة إدراك التعليمية يتطلب منك إدخال حساب البريد الإلكتروني الخاص بك.
• يمكنك التقديم للمنح سواء منح تعليمية وعملية عن طريق إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني.
• ويمكن استخدام البريد الإلكتروني لإرسال الرسائل البسيطة بين الاصدقاء والتواصل فيما بينهم، ويمكنك ان ترسل رسائل لجميع اصدقائك وسوف تصلهم رسائلك من أي مكان في العالم.

*ملحوظة: يتم الآن إستخدام موقع مثل الفيسبوك أو واتس اب whats app بين الاصدقاء بدلا من البريد الإلكتروني، ولكن بالتأكيد يمكنك مراسلتهم عبر البريد الإلكتروني إذا اردت.

التسويق.

ومن أهم الإستخدامات الحديثة لرسائل البريد الإلكتروني هو استخدامه في التسويق، اتجهت شركات كثيرة إلى التسويق عبر البريد الإلكتروني فأنت تظل في عقل جمهورك المستهدف طول الوقت.

• يمكنك إرسال أحدث المنتجات أو الخدمات المقدمة.
• يمكنك إرسال رسالة توضيحية عن كيفية استخدام المنتجات أو الخدمات الخاصة بك.
• يمكنك إرسال العروض وكيفية الإستفادة منها.
• ويمكنك إرسال رسائل ترحيبية للعملاء الجدد.
• يمكن أن تشاركهم تجارب العملاء ورأيهم في المنتجات أو الخدمات الخاصة بك.

الإيجابيات والمميزات عند استخدام البريد الإلكتروني

هناك العديد من الإيجابيات المدهشة في البريد الإلكتروني، وهناك بعض العيوب المختلفة الموجودة.
يمكن التعرف على بعض المميزات معا:

• يمكنك إرسال رسالة إلى شخص واحد، ويمكن إرسال رسالة واحدة لأكثر من شخص في وقت واحد، لا يستوجب عليك إرسالها لكل شخص على حده.
• يمكن إرسال الرسالة في أي وقت في اليوم، لا يوجد مواعيد محددة.
• سرعة وصول الرسالة، فأنت لا تحتاج إلى الكثير من الوقت لوصول الرسالة، فيمكن أن تصل في نفس الدقيقة.
• يمكن الاحتفاظ بعدد كبير من الرسائل وأرشفة العديد من الرسائل المهمة وتختلف أعداد الرسائل من بريد إلى بريد، على حسب الخدمة المقدمة.
• يمكنك فتح وقراءة الرسائل في أي وقت، فلا يوجد وقت محدد لفتح الرسائل.
• يمكنك تذكر توقيت إرسال أو استلام الرسائل لان البريد يحتفظ بها ويحتفظ بالتوقيت الخاص بها.
• وجود مجلد ملف “مؤذي spam”: يحاول البريد الإلكتروني التطوير ويحدد الرسائل السيئة أو الدعائية، أو التي تحمل روابط ضارة ووضعها في مجلد خاص بها مجلد الـ spam.
• ومن مميزات البريد الإلكتروني انه مجاني، ولا تحتاج إلى دفع المال لإرسال رسالة.

سلبيات والعيوب عند استخدام البريد الإلكتروني

• كثرة وصول رسائل الإعلانات، ولكن يمكنك التخلص منها بالضغط على خانة عدم المشاركة في أسفل الرسالة.
• عند إرسال رسالة الكترونية فأنت لا تفهم مشاعر الشخص، ويمكن أن يحدث سوء تفاهم عند قراءة الرسالة لذلك كن لطيف ومحدد عند كتابة رسالتك.
• فتح روابط مجهولة الهوية مما يؤدي إلى إصابة البريد بفيروس ويمكن ان يصل إلى الجهاز الخاص بك سواء الهاتف أو الحاسوب مما يؤدي إلى سرقة بياناتك الشخصية، أو يمكن ان تتعرض على الاحتيال وسرقة الأموال من بطاقتك الائتمانية.
• تكاثر الرسائل في البريد الإلكتروني وازديادها مما يؤدي إلى تراكمها، ويمكن عند فتح البريد للإطلاع على رسائلك أن تضيع الرسائل المهمة بين باقي الرسائل لذلك عليك متابعة الرسائل أولا بأول، ولكن يوجد خاصية متاحة في “جيميل” هو إنشاء مجلدات، وتعمل هذه المجلدات عن طريق تحديد جهة عند ارسالها رسالة تصل في مجلد محدد.
• يجب الإتصال مع شبكة الإنترنت لتتمكن من إرسال رسالة أو إستلام رسالة عبر البريد الإلكتروني.

طريقة كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي

هناك قواعد وفنون عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني، ويجب اتباع المهنية عند كتابة الرسائل المتداولة في العمل، سواء عند كتابة الرسالة باللغة العربية أو الإنجليزية، ويمكن تلخيص تلك القواعد في كلمتين: كن محدد ومهذب في طريقة الكتابة الخاصة بك.

طريقة كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي باللغه العربية

ينقسم البريد الإلكتروني إلى ثلاث أقسام

الجزء المخصص لخانة العنوان

يجب أن تكتب عنوان يصف رسالتك ويحدد هدفك والغرض الرئيسي من الرسالة.
مثل: إذا كان محتوى الرسالة خصم يمكن ان تكتب العنوان خصم مجاني لفترة محدودة

الجزء المخصص لخانة موضوع الرسالة

طريقة كتابة التحية في البريد الإلكتروني:
يجب أن تبدأ بالتحية عند كتابة رسالتك وتكتب اسم الشخص الموجه له الرسالة، وإذا لم تعلم اسم الشخص يمكنك كتابة بجانب التحية اسم الشركة أو اسم القسم المراد التوصيل له، ويجب أن تكتب التحية على يمين الرسالة في سطر خاص به، ولا يكتب بجانبه كلمات أخرى.
مثل: عزيزي فريق العمل، أو عزيزي فريق التسويق.

أفضل نقاط عند كتابة موضوع الرسالة في البريد الإلكتروني:
خطوات توضيحية عليك اتباعها لكتابة موضوع الرسالة بشكل احترافي

• كن مهذبا في طريقة كتابتك استخدم كلمات تدل على الإحترام، مثل: من فضلك إرسل لي الملف، وشكرا على إرسال الملف.
• كن واضح في طريقة كتابتك، وابتعد عن الألفاظ الصعب فهمها، أو الغير متداولة.
• يجب أن تراعي الكتابة الصحيحة للغة، وتبتعد عن الأخطاء اللغوية ولذلك يمكنك كتابة الرسالة والمراجعة عليها لغويا قبل إرسالها، مثل الفرق بين الهاء والتاء، ومواضع الهمزة.
• اكتب غرضك من إرسال الرسالة في سطور بسيطة، ادخل في صلب الموضوع دون الدخول في تفاصيل كثيرة لا تخدم هدفك من الرسالة، مثل إذا كان هدفك من الرسالة انك تحتاج إلى بعض الملفات يمكنك كتابة من فضلك أرسل لي ملف درجات الطلاب، لاعادة احتساب الدرجات.
• إذا كان غرضك من إرسال الرسالة لطلب التوظيف عليك كتابة هدفك في موضوع الرسالة مع إرسال السيرة الذاتية.

كتابة النهاية في رسائل البريد الإلكتروني:
بعد كتابة البريد الإلكتروني، يجب ان تكتب جملة لتنهي الرسالة، ولا تنسي كتابة اسمك، مثل:
اتمنى لك يوما سعيدا
الاء فرحات

7 أفعال عليك الابتعاد عنها عند كتابة البريد الإلكتروني

1. تجنب إرسال الرسالة أو الرد على الرسالة وأنت غاضب.
2. لا تتسرع في الضغط على زر إرسال قبل مراجعة الرسالة لغويًا ونحويًا.
3. لا ترسل الرسالة قبل أن تتأكد من صحة عنوان بريد المرسل اليه.
4. تجنب إرسال الملفات التالفة وتأكد من جودة الملفات قبل إرفاقها في البريد، وتأكد انك لم ترسل الملف الخاطئ.
5. لا ترسل بياناتك الشخصية خلال رسالة لتجنب حالات الاحتيال، والنصب، لكي تحمي نفسك من التعرض للسرقة.
6. تجنب إستخدام الرموز أو الإيموجي لان هذا يرسل إنطباع انها رسالة غير مهنية، يمكنك استخدامها في المراسلات الشخصية.
7. تجنب استخدام الحروف الكبيرة واستخدم نمط الخط المعتاد لا يكن كبير أو صغير، لا داعي للمبالغة، استخدم نمط خط بسيط.

طريقة كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي باللغه الانجليزية

التحية عند كتابة البريد الإلكتروني:
كما شرحنا مسبقا عن كتابة التحية في البريد الإلكتروني يمكنك استخدام أحد هذه الأمثلة التالية:
Dear Mr،
Dear Miss،
Dear Marketing Department،

اهم ٩ اختصارات باللغة الإنجليزية

1. عليك (Asap(as soon as possibl: في اسرع وقت.
2. (Fya(for your action: في انتظار رد فعلك.
3. (FYI(find your information: لمعلوماتك.
4. (KFA(kindly find attachment: من فضلك انظر في الملفات المرفقة.
5. (HYG(Her you go: اتفضل.
6. (AFAIK(as far as i know: على قد معرفتي.
7. (AKA(also known as: بمعني اخر.
8. (BTW(by the way: بالمناسبة.
9. (NP(No Problem: لا مشكلة.

النهاية في كتابة البريد الإلكتروني:
بعد كتابة البريد الإلكتروني، يجب ان تكتب جملة توديعية في الرسالة، ولا تنسي كتابة اسمك، مثل:
Best regards
Aalaa farhat

أهم 3 ملاحظات عند كتابة البريد الإلكتروني

1-الفرق بين Reply وReplay all:
الرد(reply): تعني انك ترسل الرسالة للشخص الرئيسي الموجه لك الرسالة.
أما الرد على الكل(reply all): انك توجه رسالتك لكل الأشخاص المذكورين في الرسالة.

2- الفرق بين cc وBcc
“نسخة كربونية Cc”: أنت هنا ترسل نسخة من رسالتك إلى شخص محدد ويمكن أن يرى الآخرون العناوين البريدية الأخرى.
“نسخة كربونية عمياء bcc”: أنت هنا يمكنك ارسالها لاي شخص تريده، ولكن لا يظهر انك ارسلت الرسالة، أو بمعني اخر لا يرى الآخرون العناوين البريدية الأخرى.

3- أرسل forward:

انك تعيد إرسال نفس الرسالة المرسلة لك إلى أشخاص آخرين.

النهاية

كن معيار للجودة، بعض الناس لا يعتادون على بيئة يتوقع فيها التميز.
ستيف جوبز مؤسس شركة ابل.

ويمكن أن نلخص أفضل طريقة كتابة البريد الالكتروني بشكل احترافي في نقاط بسيطة:

• إنشاء حساب إلكتروني.
• اختيار اسم واضح، والابتعاد عن الأسماء المبهمة أو الدلع.
• يمكنك استخدام البريد الإلكتروني للتواصل بين الاصدقاء أو في العمل.
• يمكن استخدام البريد الإلكتروني في التسويق الشخصي لشركتك أو عملك.
• عليك اختيار عنوان يدل على موضوع الرسالة.
• قبل البدء في كتابة الرسالة حدد هدفك.
• كن موجزًا عند كتابة الرسالة ولا تطل.
• لا تنسى كتابة التحية والنهاية.
• عليك أن تتأكد من عنوان البريد الإلكتروني المرسل له.
• لا ترسل رسالتك قبل مراجعة الرسالة لغويًا والتأكد من صحة الملفات المرفقة.
• عليك أن تعرف مسبقًا ما هي اللغة المراد الكتابة بها، الإنجليزية أم العربية.