دليلك الشامل لإدارة فريق عمل عن بعد | نصائح وأدوات هامة لإدارة الفريق بكفاءة

دليلك الشامل لإدارة فريق عمل عن بعد | نصائح وأدوات هامة لإدارة الفريق بكفاءة

قبل سنوات، عدد قليل من الناس كانوا من الممكن أن يُخبروك أنهم يعملون عن بعد، أما الآن أصبح العمل عن بعد هو الأكثر انتشارًا، ومع ظهور جائحة كورونا تحولت كثير من الشركات لنظام العمل عن بعد.

هنا ستجد دليل شامل ومبسط يوضح لك مفهوم العمل عن بعد، ومزاياه، وكيفية إدارة فريق عمل عن بعد، مع مجموعة من النصائح والأدوات الهامة التي تساعد الفريق على التواصل بشكل جيد.

كيف أثرت جائحة “كورونا” على نظام العمل عن بعد؟

في السنوات القليلة الماضية، أشارت بعض الدراسات والإحصائيات إلى أن العمل عن بعد أكثر مرونة وإنتاجية، ومع ذلك ترددت معظم الشركات العربية في السماح لموظفيها بالعمل عن بعد، إلى أن أجبرتهم جائحة كورونا على ذلك.

كما كثفت العديد من الشركات العالمية طلبات العمل عن بعد لمنع انتشار جائحة كورونا.

وهذه أبرز الأمثلة:

وقد أظهرت إحصائيات عام 2019، أن 5% فقط من الموظفين في الاتحاد الأوروبي، الذين تتراوح أعمارهم بين 15 و64 عامًا، يعملون من المنزل، وبعد ظهور جائحة كورونا بدأ 4 من كل 10 أشخاص في الاتحاد الأوروبي العمل من المنزل.

وفي الولايات المتحدة الأمريكية، ما يعادل 42% من القوى العاملة كانوا يعملون عن بعد بدوام كامل خلال عام 2019، مقارنةً بعام 2017 حيث كان 5.2% فقط من الموظفين يعملون عن بعد.

ما هو العمل عن بعد؟

العمل عن بعد هو نظام يسمح بالعمل من المنزل أو العمل عبر الإنترنت، أي يسمح للموظف بالعمل في أي مكان خارج مقر الشركة، فيمكن للموظف أن يعمل في أي مكان يريده.

ويمكن تقسيم العمل عن بعد إلى نوعين:

العمل الحر عبر الإنترنت “Freelancing”

يعمل الشخص لحسابه الخاص “فريلانسر معتمدًا على مهاراته ومواهبه، ويقوم الفريلانسر بعرض خدماته على منصات العمل الحر، ومن ثمّ يقوم أصحاب المشاريع بتوظيفه لتنفيذ مهام محددة لفترة معينة.

التوظيف عن بعد

تقوم الشركات بتعيين موظفين عن بعد بدوام كامل أو جزئي، أي تسمح لهم بالعمل خارج مقر الشركة، سواء من المنزل أو أي مكان آخر.

عادةً ما يُمنح الموظف مزايا مثل الأجازة المرضية، ودفع رسوم التأمين.

من هو الموظف عن بعد؟

هو الشخص الذي يتم توظيفه في شركة، ولكنه يعمل خارج مقر الشركة، قد يعمل في المنزل، أو في المقهى، أو أي مكان يرغب فيه.

مزايا العمل عن بعد للموظفين

يتمتع الموظفون عن بعد بمزايا عديدة، أبرزها:

1- أهم مزايا العمل عن بعد للموظفين هي أنه يمكنهم العمل من أي مكان، فلا يتعين عليهم الالتزام بمكان معين أو التنقل لمسافات بعيدة، ببساطة يمكنهم العمل من أي مكان طالما لديهم اتصال جيد بالإنترنت.

2- ينجذب الكثيرون للعمل عن بعد لأنه أكثر مرونة، ويجعل الفرد يسيطر بشكل أكبر على حياته الشخصية والمهنية، ويتحكم في وقته بشكل أفضل، وبالتالي يحقق توازن بين العمل والحياة الشخصية.

3- ذكرت دراسة أن 77% من الموظفين عن بعد أكدوا أنهم أكثر إنتاجية من الموظفين الذين يعملون داخل مقر الشركة، وحوالي 56% من الموظفين قالوا أن ذلك النظام يقلل من نسبة تغيبهم عن العمل.

ووجد استطلاع أجرته جامعة ستانفورد الأمريكية، أن الموظفين الذين يعملون عن بعد هم أكثر إنتاجية بنسبة 13% من الموظفين الذين يعملون في المكتب.

4- يميل الموظفون عن بعد إلى أن يكونوا أكثر سعادة مقارنةً بالتوظيف التقليدي، حيث ثبت أن العمل من المنزل يقلل من التوتر، ويوفر المزيد من الوقت لممارسة الهوايات، ويُحسن العلاقات الشخصية.

5- يمكن أن يؤدي العمل عن بعد إلى تحسين الصحة، حيث يوفر للموظف المزيد من الوقت لممارسة الرياضة، وتناول الطعام الصحي، وتقليل التعرض للأمراض المعدية، وسهولة العناية بالمشكلات الصحية، وأيضًا يتيح للموظف فرصة إعداد مكان عمله كما يريد.

مزايا العمل عن بعد

مزايا العمل عن بعد لأصحاب الأعمال

السماح للموظفين بالعمل عن بعد يوفر مزايا عديدة للشركات، أبرزها:

1- يمكن للشركات التي تسمح بالعمل عن بعد خفض التكاليف المرتبطة بالموظفين، مثل مصاريف المقر والمكاتب والأثاث واللوازم المكتبية وتكاليف الاجتماعات والسفر.

ووفقًا لتقديرات “Global Workplace Analytics“، يمكن لشركة واحدة توفير 11 ألف دولار سنويًا لكل موظف عن بعد.

ويوفر أصحاب الأعمال في الولايات المتحدة الأمريكية أكثر من 30 مليار دولار من خلال السماح للموظفين بالعمل من المنزل.

2- يساعد العمل عن بعد على تخطي حاجز الحدود الجغرافية التي تفصل أصحاب الأعمال عن أفضل المتقدمين للوظائف الشاغرة في شركاتهم.

عندما يقرر صاحب العمل تعيين موظف دائم يمارس عمله من الشركة، لابد أن يضع في اعتباره “الحدود الجغرافية“، حيث سيقتصر بحثه على مدينته، وبالأخص الأماكن القريبة من مقر الشركة، ليتجنب مستقبلًا وصول الموظف متأخرًا عن موعد العمل أو مُجهدًا بعد قضاء وقت طويل في وسائل المواصلات.

أما إذا قرر صاحب العمل الاستعانة بموظفين عن بعد، ستتسع دائرة البحث، فلن يكون البحث مقتصرًا على المدينة المتواجدة بها الشركة، بل يمكنه الاستعانة بموظفين من مدن بعيدة، وأيضًا دول مختلفة، مما يتيح لأصحاب الأعمال خيارات متعددة لانتقاء ما يتناسب مع احتياجاتهم وميزانية مشاريعهم.

3- وفقًا لاستطلاع رأي، حوالي 72% من أصحاب الأعمال في الولايات المتحدة الأمريكية يؤكدون أن العمل عن بعد له تأثير كبير على الاحتفاظ بالموظفين، وأن الموظفين يظلون متمسكين بصاحب العمل عندما يكون لديهم خيارات العمل عن بعد.

4- زيادة الإنتاجية هي واحدة من أهم المزايا التي يوفرها العمل عن بعد لأصحاب الأعمال، حيث رأى عدد كبير من الموظفين مما أُتيحت لهم خيارات العمل عن بعد، أنه يسمح بالتفكير الإبداعي ويساعد على زيادة الإنتاجية، حيث يختار الموظف عن بعد مكان مريح وهادئ يساعده على تأدية المهام المطلوبة منه بشكل أفضل، في حين يكون المكتب التقليدي صاخبًا ومشتتًا للانتباه.

ووفقًا لمسح أجراه موقع “Canada Life”، يُصنف الموظفون عن بعد إنتاجيتهم بمعدل 7.7 / 10، مقارنةً بـ6.5 / 10 للعاملين في المكاتب.

كيف تكوّن فريق للعمل عن بعد؟

يمكن القول أن مصطلح فريق عمل عن بعد “Remote Team” يعبر عن فريق عمل مكون من موظفين يعملون عن بعد أو مستقلين، يتلقون المهام والتعليمات عبر الإنترنت، وقد ينتمي أفراد الفريق إلى مناطق جغرافية وثقافات مختلفة، والأغلب أنهم يعملون في أوقات مختلفة.

في البداية، عليك أن تحدد الوظائف التي تحتاج لها، وعدد الموظفين، والمهارات التي يجب أن يملكها كلًا منهم لتنفيذ العمل، ثم تبدأ في الإعلان عن الوظائف، واستقبال طلبات التوظيف، واختيار المناسبين.

اختر بعناية الشخص المناسب لكل وظيفة، من يملك القدرة والمهارة والخبرة اللازمة لإنجاز العمل المطلوب على أكمل وجه لإنجاح المشروع، ولا تغفل عن اختيار مدير للمشروع.

كثير من أصحاب الأعمال يغفلون عن تعيين مدير مباشر بعد تشكيل فريق عمل عن بعد، وهو خطأ فادح قد يؤثر على جودة العمل والإنتاجية.

أي فريق عمل بحاجة لمدير يتابع سير العمل، ويعقد اجتماعات دورية للموظفين، ويحدد المهام المطلوبة من كل فرد في الفريق ومدى قدرته على إنجازها.

وأيضًا يسعى لإيجاد حلول للمشكلات والتحديات التي قد تواجه الفريق، والتأكد من تنفيذ العمل بما يتناسب مع خطة المشروع وأهدافه.

إدارة فريق عمل عن بعد

يعتقد كثير من أصحاب الأعمال أن إدارة فريق عمل عن بعد هو أمرًا صعبًا للغاية وسيؤثر على إنتاجية وأداء الموظفين، ما يجعلهم مترددين قبل السماح للموظفين بالعمل عن بعد.

إدارة فريق عمل عن بعد تعني أنه يتحتم عليك تنظيم وتنسيق العمل بين أفراد فريق عمل موزع عن بعد، لتنفيذ مهام معينة وتحقيق أهداف متفق عليها، مع العلم أن فريقك لن يجتمع في مكان واحد، بل يتم التواصل بين أفراده عبر الإنترنت، وقد ينتمي أفراد الفريق إلى ثقافات وبلدان مختلفة.

تحديات تواجه أصحاب الأعمال عند تعيين موظفين عن بعد

يواجه أصحاب الأعمال تحديات كثيرة عند تكوين فريق عمل عن بعد، بما في ذلك ثقافة العمل عن بعد، والتي تجعلهم مترددين في السماح للموظفين بالعمل عن بعد.

وهذه أبرز التحديات:

العمل عبر مناطق زمنية مختلفة

قد يكون أعضاء الفريق من بلدان مختلفة، ويعتقد صاحب العمل أن الفريق سيواجه مشكلة في التواصل بسبب فرق التوقيت، مثلًا قد تأتي الردود على الرسائل في وقت متأخر عما هو متوقع.

اختلاف اللغة والثقافات

أكبر تحدي يواجه أصحاب الأعمال عن تعيين موظفين عن بعد هو الحواجز اللغوية والثقافية، والتي يمكن أن تؤدي إلى حدوث سوء فهم بين أعضاء الفريق، أو تجعلهم يواجهون مشكلة في التواصل.

مخاوف من انخفاض الإنتاجية

أحد أكبر مخاوف الشركات التي تفكر في نظام العمل عن بعد، هو أن الموظفين سيعملون أقل إذا عملوا عن بعد.

يمكن أن يولد هذا الخوف ثقافة عدم الثقة عندما يتعلق الأمر بمراقبة الموظفين عن بعد، مما سيكون له تأثير سلبي على الإنتاجية.

عدم وجود إشراف مباشر على الموظفين

يمنع العمل عن بعد المديرين من التفاعل وجهًا لوجه والإشراف المباشر على الموظفين، وقد يعتقد بعضهم أن الموظفين لن يعملوا بجد عن بعد كما يفعلون في مقر الشركة، لذا يترددون قبل التوجه لنظام العمل عن بعد.

تحديات تواجه الموظفين عند العمل عن بعد

قد يواجه الموظفون الذين يعملون عن بعد أيضًا عدة تحديات، وهذه أبرزها:

التعاون

يقول 21% من الموظفين عن بعد أن أكبر مشكلة يواجهونها في العمل عن بعد، هي مشكلة التعاون والتواصل مع الآخرين، قد يكون هذا بسبب عدم وجود تفاعل مباشر وجهًا لوجه بين أعضاء الفريق.

صعوبة الفصل بين الحياة الشخصية والعمل

عندما يتمتع الموظفون بحرية اختيار جداولهم الخاصة، فذلك يمنحهم فرصة للعمل طوال الوقت.

ومع وجود حدود أقل بين العمل وحياتهم الشخصية، يشعر بعض الموظفين أنه لا يوجد توازن بين الحياة الشخصية والعمل، مما يجعلهم مترددين قبل البدء في العمل عن بعد.

العزلة الاجتماعية

يتردد كثير من الموظفين قبل الاتجاه للعمل عن بعد لتخوفهم من العزلة الاجتماعية، حيث يفتقد بعض الموظفين للتفاعل الاجتماعي الذي يحظون به عند العمل في مقر الشركة، خاصةً إذا لم تكن لديهم فرص للتواصل مع الآخرين في بيئة العمل عن بعد.

نصائح هامة لإدارة فريق عمل عن بعد

هذه مجموعة من النصائح الهامة ستساعدك على إدارة فريق عمل عن بعد بكفاءة وفعّالية، والتغلب على كافة التحديات التي تواجه أصحاب الأعمال وتحسين تجارب الموظفين عن بعد:

إدارة فريق عمل عن بعد

وّظف الأشخاص المناسبين للعمل

أولى النصائح التي يجب مراعاتها لإدارة فريق عمل ناجح هي اختيار أشخاص مؤهلين للعمل عن بعد وإنجاز المهام المطلوبة منهم.

مهما كنت تملك قدرات لإدارة الفريق بكفاءة، لن ينجح العمل إذا لم تختار أشخاص قادرين على إنجاز المهام ومُلمين بكافة المتطلبات الأساسية للوظيفة.

تذكر دائمًا أنه إذا لم تختار الفريق المناسب للعمل، ستفشل في إدارته.

تحديد الأهداف والتوقعات وتوضيحها لفريق العمل

إدارة فريق عمل عن بعد لا يعني أبدًا أن تجعل هذا الفريق بمنأى عن الأهداف التي تسعى شركتك لتحقيقها.

يجب أن تكون أهدافك محددة منذ البداية، ومن ثمّ تقوم بتوضيحها لأفراد الفريق وتشجعهم على تنفيذ المهام المطلوبة منهم على أكمل وجه وكيف يمكن أن تؤثر تلك المهام على الأهداف التي تسعى الشركة لتحقيقها.

وأيضًا كن واضحًا بشأن توقعاتك للمشروع، وما تتوقعه من كل موظف، واحرص على أن يكون الفريق على علم بهذه التوقعات.

حدد الأولويات للموظفين، حتى يعرف كل موظف المهام التي يجب التركيز عليها أولًا، والتي من المتوقع أن يتم الانتهاء منها قبل الموعد المحدد.

عزّز الثقة بين أفراد الفريق

التعامل بشكل رسمي مع أفراد الفريق بالتأكيد سيكون جيدًا، لكن الأفضل لإدارة فريق عمل عن بعد هو أن تتعامل مع أفراد الفريق كأصدقاء مهما كانت الثقافات مختلفة، فذلك سيعزز الثقة بينكم.

كمدير للفريق، حاول أن تبني علاقة ثقة مع أفراد فريقك من خلال تشجيعهم وتحفيزهم وإبراز جهودهم ونجاحاتهم وتقديم المساعدة لهم إذا تطلب الأمر.

وحاول كذلك أن تعزز الثقة والتعاون بين أفراد الفريق فيما بينهم، مما سيكون له أثرًا إيجابيًا على نجاح العمل.

تذكر أن بناء الثقة المتبادلة بين مدير الفريق وباقي الأعضاء والحفاظ عليها سيساعد على نجاح العمل وتحقيق نتائج أفضل.

“لا وجود للفريق إذا انعدمت الثقة”.. بول سانتاجاتا رئيس قطاع التجزئة في جوجل

وضع قوانين تنظم العمل بالشركة والعلاقة بين أفراد الفريق

يجب عليك أن تضع قوانين وقواعد منظمة للعمل عند تعيين موظفين عن بعد، بما يخدم الشركة وأهدافها، وكذلك فريق العمل، ويساعد على الالتزام وإنجاز المهام المطلوبة على أكمل وجه.

التواصل الجيد مع أفراد الفريق

التواصل بشكل جيد مع أفراد الفريق عامل أساسي وضروري لنجاح المؤسسة.

لا يمكنك أن تدير فريق عمل عن بعد بكفاءة دون أن تتواصل بشكل جيد مع أفراد الفريق، وتتابع سير العمل والمهام المطلوبة منهم وأداء كل فرد، مع مراعاة تحديد أفضل الأوقات التي يمكن للموظفين التواصل فيها مع المدير خلال يوم العمل.

وهناك العديد من التطبيقات وأدوات المراسلة التي يمكن أن تساعد فريق العمل عن بعد على التواصل جيدًا وتنظيم سير العمل.

مراعاة فرق التوقيت

عند تحديد مواعيد للاجتماعات، عليك أن تراعي فرق التوقيت في الأماكن التي يتواجد بها أفراد الفريق، واحرص على اختيار موعد يناسب جميع أفراد الفريق.

وضع جداول عمل مناسبة

كمدير للفريق، يجب أن تضع جداول للعمل مناسبة لكافة أفراد الفريق، مثلًا لا تحدد مواعيد مسبقة لوقت إنهاء المهام لتجبرهم على العمل بمجهود مضاعف، ثم تمدد الموعد إذا لم ينتهوا من تنفيذ المهام.

ولا توهم الموظفين بأنهم متأخرون عن الجدول الزمني لتجبرهم على الإسراع في العمل، كل ذلك سيكون له مردودًا سلبيًا على العمل والموظفين.

ضع جداول للعمل مناسبة للموظفين وامنحهم الوقت الكافي لتنفيذ المهام المطلوبة على أكمل وجه.

مراعاة الاختلاف اللغوي والثقافي

عند التواصل مع فريق العمل، يجب أن تراعي الاختلاف اللغوي والثقافي بين أفراد الفريق.

قد يكون لبعض الكلمات والسلوكيات معاني مختلفة من دولة لأخرى، لذا عليك أن تراعي الاختلاف اللغوي والثقافي عند التعامل مع الموظفين تجنبًا لحدوث أي سوء تفاهم.

لا تُكلف الموظفين بمهام متعددة

خطأ كبير يمكن أن تقع فيه كمدير لفريق عمل عن بعد، هو عدم توزيع المهام بدقة، وتكليف كل فرد بالفريق بمهام متعددة تُبطئ سير العمل.

اختيارك لموظفين محترفين لا يعني أبدًا تكليفهم بمهام متعددة تُضعف تركيزهم وتُشتت انتباههم، بل يجب أن توزع المهام بدقة بما يتناسب مع تخصص كل موظف وقدراته والجداول الزمنية للعمل.

التحفيز المستمر

لنجاح فريق العمل، يجب أن تحفز أفراد الفريق باستمرار بالعبارات المشجعة، وشكرهم على العمل الجيد، وتقديم المكافآت والحوافز المادية، وإبراز مزايا كل فرد في الفريق.

حاول قدر المستطاع أن تخلق بيئة عمل إيجابية تشجع الموظفين على العمل وزيادة الإنتاجية.

تشجيع أفراد الفريق على التدريب

شجّع أفراد فريقك على التدريب وتطوير مهاراتهم وتحسينها من وقت لآخر، وإبراز نقاط الضعف التي يحتاج كل موظف لتحسينها لتحقيق نتائج أفضل.

شجّع أفراد الفريق على مشاركة الأفكار

لا تكتفي بتكليف كل فرد في الفريق بالمهام المطلوبة منه ومتابعة تنفيذها فقط، بل احرص على عقد اجتماعات للعصف الذهني ومشاركة الأفكار بصفة مستمرة.

ذكرت دراسة حديثة أن الموظفين يقومون بأداء جيد بمعدل 4.6 مرة إذا شعروا أن آرائهم وأصواتهم مسموعة في العمل.

كن مرنًا، واجعل أفراد فريقك يشاركون أفكارهم بحرية حول العمل والمهام المطلوبة وطريقة تنفيذها، واعلم أن مشاركة الأفكار ستأتي بنتائج أفضل لعملك.

انصح أفراد الفريق بالفصل بين الحياة الشخصية والعمل

يشعر بعض الموظفين عن بعد أنه لا يوجد توازن بين الحياة الشخصية والعمل، لذا عليك كمدير لفريق العمل أن تنصحهم بالفصل بين الحياة الشخصية والعمل وخلق توازن بين كلاهما، وتحديد مساحة مخصصة للعمل.

وكذلك تحديد جداول زمنية وتقويم مفصل لإنجاز العمل، وأخذ فترات راحة منتظمة، والعمل خلال الأوقات التي يكون فيها مستوى تركيزهم عالي، والبعد عن المشتتات، وإدارة وقتهم بشكل جيد، وغيرها من الإرشادات التي يمكن أن تساعدهم على خلق توازن بين الحياة الشخصية والعمل وزيادة الإنتاجية.

تأكد أن الملفات الهامة متاحة على الإنترنت

كمدير لفريق عمل عن بعد، عليك أن تتأكد من أن الوثائق والملفات الهامة مُتاحة للفريق على الإنترنت، مثل سياسة الشركة والأهداف وخطة العمل وغيرها، بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة، لمساعدة الموظفين على إنجاز العمل المطلوب.

ويمكنك استخدام برامج مشاركة الملفات مثل جوجل درايف “Google Drive” لتخزين المستندات ومشاركتها وتحريرها حسب الحاجة.

تحديد وسائل وأدوات الاتصال

حدد بوضوح وسائل وأدوات الاتصال لفريق العمل، وكيفية استخدام تلك الأدوات، بما يسهل على فريقك التواصل وإنجاز المهام المطلوبة على أكمل وجه، لكن تجنب تحديد وسائل كثيرة والإفراط في التواصل، مما قد يؤدي إلى التشتت في العمل.

تنظيم لقاءات مباشرة من حين لآخر

من وقت لآخر قم بتنظيم لقاءات مباشرة مع فريق العمل “إن أمكن“، فذلك سيساعد على توطيد العلاقات بين أفراد الفريق، مما سيكون له تأثير إيجابي على المشروع.

تطبيقات وأدوات فعّالة لإدارة فريق عمل عن بعد

هناك أدوات وتطبيقات فعّالة يمكن أن تساعدك على إدارة فريق عمل عن بعد بكفاءة، والتواصل مع أفراد الفريق بشكل جيد، وتنسيق ومتابعة سير العمل ومراقبة التقدم الذي يحرزه كل فرد في الفريق، ومن ثمّ تحسين العمل وزيادة الإنتاجية.

هذه مجموعة من أهم التطبيقات وأدوات المراسلة التي تحتاجها لإدارة فريق عمل عن بعد:

جوجل درايف “Google Drive”

أداة آمنة وسهلة يمكن من خلالها تخزين الملفات (صور وفيديوهات وملفات Pdf وملفات Microsoft Office) في مساحة تخزين تصل إلى 15 GB مجانًا، بحيث يمكنك الوصول إلى هذه الملفات في أي مكان، بالإضافة إلى الكثير من الميزات، ويمكن لأي شخص لديه حساب Gmail استخدامها.

تتيح أداة جوجل درايف إمكانية مشاركة الملفات مع فريق العمل، سواء من خلال الهاتف أو الكمبيوتر، بدلًا من إرسالها عبر البريد الإلكتروني.

كيفية استخدام أداة جوجل درايف “Google Drive”

كل ما عليك فعله هو الضغط على الملف الذي تريد مشاركته، واختيار “مشاركة“، ثم إضافة البريد الإلكتروني للأشخاص الذين تود مشاركة الملف معهم، أو مجموعات جوجل.

هناك طريقة أسهل وهي الضغط على الملف ثم اختيار “الحصول على رابط“، ونسخ الرابط، ثم إرساله لمن تريد مشاركة الملف معه، وبذلك يمكن لأي شخص لديه الرابط عرض الملف.

مزاياها

  • يمكن لأي شخص في الفريق تحرير المستند وتحديثه وحفظه في نفس الوقت بسهولة، بينما يشاهد زملاؤه نفس المستند.

جوجل درايف

  • تتيح أداة جوجل درايف استخدام تنسيقات مختلفة للملفات، فيمكن ببساطة تحميل ملف “Word” على جوجل درايف ثم تحويله إلى صيغة “Google Docs” بمجرد فتحه، أو حفظ مستند “Google Docs” كمستند “Word” وتحميله لاستخدامه على الكمبيوتر.
  • كما يمكن تحويل الملفات إلى صيغة “Pdf“، أو تحرير ملفات “Pdf” والصور مباشرة في معالج النصوص.
  • تتوفر أيضًا خدمة إملاء صوتي (الكتابة باستخدام الصوت) على ملفات “Google Docs“، والتي تتيح كذلك استخدام الأوامر الصوتية لإضافة تنسيق أو التنقل في المستند.

لبدء الكتابة باستخدام الصوت، عليك أن تتأكد من أن الميكروفون المتواجد بجهازك يعمل، ثم افتح مستندًا في “Google Docs“، ثم اختر أدوات “Tools“، ثم الكتابة بالصوت.

سيظهر مربع ميكروفون، اضغط عليه ثم ابدأ بالتحدث، وعند الانتهاء، اضغط على علامة الميكروفون مرة أخرى.

إكسيل شيت

  • بدلًا من استخدام برنامج “Excel” للملفات التي تحتوي على جداول بيانات وأرقام، يمكن استخدام “Google Sheets” المتوفرة في أداة جوجل درايف، بحيث يمكن تعديل البيانات وعرضها ومشاركتها مع فريق العمل بسهولة.

عرض تقديمي

نماذج جوجل

  • تتيح أيضًا إمكانية إنشاء نماذج مخصصة للاستبيانات واستطلاعات الرأي، ورسومات “رسومات جوجل“، والعديد من الأدوات والتطبيقات التي يمكن دمجها مع جوجل درايف والتي تساعد فريق العمل على إنجاز الأعمال والمهام.

رسومات جوجل

جوجل هانج آوتس “Google Hangouts”

جذبت أداة جوجل هانج آوتس مستخدمي جوجل منذ إطلاقها في عام 2013، خاصةً الفرق العاملة عن بعد والتي تحتاج لعقد اجتماعات افتراضية.

Google Hangouts

مزاياها

  • هي أداة مجانية للمراسلة الفورية وإجراء محادثات الفيديو، تتميز بأنها سهلة الاستخدام.
  • تتيح لأي فريق عمل عن بعد إجراء المحادثات النصية والصوتية والمرئية، فردية وجماعية، حيث يمكنها استضافة 10 أشخاص في المحادثة الواحدة.
  • كما تتيح إمكانية مشاركة المستندات والصور والرموز التعبيرية وملفات GIF، وكذلك يمكن للمستخدم مشاركة الشاشة الخاصة به مع الآخرين.
  • يمكن دمج أداة جوجل هانج آوتس مع عدد من المواقع مثل Gmail, Youtube, Slack، ويمكن فتح الأداة بسهولة على الكمبيوتر أو تحميل التطبيق على هواتف Android, Ios، وتسجيل الدخول باستخدام حساب “Gmail“.

كيفية عمل حساب جوجل على الموبايل الايفون “iPhone”.

تقويم جوجل “Google Calendar”

تطبيق مجاني آمن وضروري لكل فريق عمل عن بعد، خاصةً إذا كان ينتمي أفراد الفريق لمناطق زمنية مختلفة.

إذا كنت تعمل عن بعد، سيساعدك تقويم جوجل على تنظيم الوقت وإدارة المواعيد بشكل جيد، والإبقاء على اطلاع دائمًا بعملك والمهام المطلوبة منك، واستقبال تنبيهات حول الاجتماعات والأحداث، وكذلك مشاركة التقويم الخاص بك مع فريق العمل، أو دمج التقويم مع تطبيقات جوجل المختلفة.

كيفية استخدام تقويم جوجل “Google Calendar”

لاستخدام تقويم جوجل، كل ما عليك فعله هو تسجيل الدخول لحسابك على “Gmail” ثم الضغط على علامة “تطبيقات جوجل“، واختيار “تقويم جوجل“.

تقويم جوجل

ستجد في الجهة اليمنى قائمة تقاويمي “My Calendars” أسفلها توجد علامة جمع صغيرة (+)، عند الضغط عليها ستظهر قائمة اختر منها إنشاء تقويم جديد “Creat New Calendar“، ثم قم بوضع اسم ووصف له واختر منطقة زمنية ومكانية، ثم اضغط على إنشاء تقويم “Creat Calendar“.

مزاياه

  • يتيح لك تقويم جوجل إمكانية مشاركة الأحداث مع فريق العمل أو تعيينها كـ “أحداث خاصة“، وحينها سيعرض التقويم أنك مشغول في ذلك الوقت، ولن يتمكن الآخرين من رؤية الحدث.
  • يمكنك تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى أحداث في التقويم، وذلك من خلال فتح الرسالة ثم الضغط على علامة “المزيد” في أعلى الصفحة واختيار “إنشاء حدث” سيتم فتح تقويم جديد تلقائيًا وستبدأ في ملء التفاصيل، وبإمكانك تلقي بريد إلكتروني كل صباح يحتوي على جدول أعمالك.
  • كما يتيح لك معرفة الأحوال الجوية في مدينتك قبل الخروج، عن طرق اختيار إظهار الطقس بناءً على موقعي “Show Weather Based On My Location” من “الإعدادات“.
  • يوفر أيضًا ميزة الأوقات المقترحة “Suggested Times” و”البحث عن وقت“، بحيث يمكنك أنت وزملاؤك عقد اجتماع أو اللقاء في وقت مناسب للجميع باستخدام ميزة “الأوقات المقترحة” والتي تقدم لك اقترحات بالأوقات التي يكون زملاؤك متفرغين فيها وغير مرتبطين بمهام أو مواعيد مهمة.
  • كذلك يمكنك استخدام ميزة “البحث عن وقت” للبحث عن وقت مناسب للتواصل مع جميع أعضاء فريق العمل.

برنامج زووم “Zoom”

برنامج زووم Zoom

إذا لم ترغب في استخدام أداة جوجل هانج آوتس “Google Hangouts“، يمكنك استخدام برنامج زووم Zoom، فهو يعد بديلًا مثاليًا لها.

يساعد برنامج زووم الفرق العاملة عن بعد في التواصل وجهًا لوجه ومتابعة سير العمل بكل سهولة، وهو ملائم للفرق الصغيرة والمتوسطة وكبيرة الحجم.

يمكن استخدامه على أنظمة Windows, Linux, macOS، والهواتف المحمولة التي تعمل بنظام Ios أو Android، حيث يمكن تحميل التطبيق من App Store أو Play Store.

ذكرت تقارير أن أكثر من نصف شركات Fortune 500فورتشين 500 هي قائمة سنوية تنشرها مجلة فورتشين وتضم أعلى 500 شركة مساهمة أمريكية حسب إيراداتها” استخدمت برنامج زووم في عام 2019، وزادت النسبة في عام 2020، حيث سجلت ما يقرب من 300 مليون مشارك في اجتماعات زووم يوميًا.

كيفية إنشاء حساب على برنامج زووم “Zoom”

يمكنك إنشاء حساب على زووم بكل سهولة باستخدام “البريد الإلكتروني” أو “حسابك على جوجل Google” أو “صفحتك على الفيس بوك“.

إذا قمت بالتسجيل بواسطة البريد الإلكتروني، سيرسل لك رسالة تحتوي على رابط، بعد الضغط عليه، ستنتقل إلى “Zoom’s Sign Up Assistant“، وحينها سيطلب منك تسجيل الدخول باستخدام بيانات الاعتماد الخاصة بك.

مزاياه

  • يوفر برنامج زووم ميزات عديدة للفرق العاملة عن بعد، حيث يمكنهم إجراء اجتماعات افتراضية بسهولة أو ما يُعرف بـ”مؤتمرات الفيديو“، وجلسات الدردشة الفردية، وبذلك يتمكنوا من التفاعل افتراضيًا عندما يكون من الصعب عليهم عقد اجتماعات شخصية.
  • يتوفر من البرنامج نسخة مجانية “Basic” تسمح لك بعقد اجتماع بمشاركة ما يقرب من 100 فرد، أي يسمح لك برنامج زووم بإجراء اجتماعات مع عدد أكبر من الأشخاص مقارنةً بأداة جوجل هانج آوتس “Google Hangouts“، لذا يعد خيار مثالي للفرق العاملة عن بعد التي يزيد عدد أعضائها عن 10 أشخاص.
  • البرنامج مناسب لتلقي الدورات التدريبية والمحاضرات عن بعد، واستضافة الندوات.
  • تتيح لك النسخة المجانية من برنامج زووم إمكانية عقد اجتماع لمدة 40 دقيقة (قد تكون كافية للاجتماع)، ثم ينقطع الاتصال، ويمكنك بعدها عقد اجتماع مرة أخرى.

يمكنك معرفة كيفية إجراء اجتماع عبر برنامج زووم.

  • يمكنك أيضًا تسجيل الاجتماعات، ومن ثمّ إرسالها لفريق العمل أو مشاركتها على الإنترنت.

لمعرفة كيفية تسجيل اجتماعات زووم.

  • عبر خاصية “المشاركة” التي يوفرها برنامج زووم، يمكنك مشاركة الملفات النصية والصور والملفات الصوتية ومقاطع الفيديو والعروض التقديمية وغيرها، بحيث يمكن لفريق العمل رؤيتها بسهولة.

النسخة المدفوعة من زوم

  • تتوفر نسخة مدفوعة من البرنامج تقدم للمستخدم ثلاث باقات، وهي: (باقة “Pro“، باقة “Business“، باقة “Enterprise“).

يمكنك معرفة مميزات كل باقة.

  • إذا لم ترغب في الظهور في الاجتماع، يمكنك ببساطة إيقاف الفيديو، وكذلك يمكنك كتم صوت الميكروفون، والاستماع فقط للمتحدث، وأيضًا بث الاجتماع مباشرة على الفيس بوك.
  • يمكن من خلال برنامج زووم مشاركة الشاشة ليراها كل الحاضرين في الاجتماع، مثلًا يمكنك شرح استخدام برنامج ما أو مشاركة أحد الملفات مع فريق العمل وتعديلها مباشرة أثناء الاجتماع.
  • يمكنك الانضمام إلى اجتماع دون تسجيل الدخول لحسابك على زووم، كل ما عليك فعله هو إدخال كود الاجتماع “Meeting ID” والذي يرسله لك منشئ الاجتماع.
  • يتيح لك برنامج زووم إمكانية جدولة الاجتماعات مسبقًا، لمعرفة كيفية جدولة الاجتماعات.

برنامج سلاك “Slack”

Slack

أحد أهم وأشهر البرامج التي تساعد على التواصل بين أفراد الفرق العاملة عن بعد بسهولة ومرونة.

هو برنامج مراسلة مجاني، يوفر خيارات متعددة وسهلة للتواصل وإبقاء فريق العمل مُطلع على آخر المستجدات المتعلقة بالمشروع والمهام المطلوبة، ويعد وسيلة اتصال ملائمة للشركات الكبيرة والصغيرة.

كيفية استخدام برنامج سلاك “Slack”

يمكن استخدام البرنامج بسهولة وإنشاء مساحة عمل “Workspace” باستخدام البريد الإلكتروني، ثم سيطلب منك إدخال رقم التأكيد (الرقم الذي تم إرساله على بريدك الإلكتروني وهو مكون من 6 أرقام)، بعدها ستقوم بكتابة اسم للفريق، واسم للمشروع، والرقم السري.

بذلك تكون قد أنشأت مساحة عمل “Workspace”، وعليك الآن ضم أعضاء الفريق الذي ستعمل معه، وذلك من خلال الضغط على “Invite People” الموجودة في يسار الشاشة ثم كتابة البريد الإلكتروني الخاص بكل عضو في الفريق، حيث سيتم إرسال رابط خاص لكل بريد إلكتروني للانضمام لمساحة العمل.

مزاياه

  • يمكن من خلال برنامج وتطبيق سلاك إجراء المحادثات السريعة (خاصة وجماعية)، وعدد من المكالمات الصوتية ومحادثات الفيديو، وأيضًا مشاركة صور وفيديوهات ومستندات بسهولة ليتمكن الفريق بأكمله من مشاهدتها واستخدامها.
  • كذلك يمكن إنشاء غرف محادثة أو ما يُعرف بالقنوات “Channels”، وتخصيص كل غرفة لموضوع محدد، مما يسهل على فريق العمل توزيع المهام ومناقشتها.
  • يمكن أن تكون القنوات مفتوحة لكافة أعضاء الفريق، أو خاصة لأشخاص محددين في الفريق.
  • يتيح برنامج سلاك إمكانية البحث داخل الرسائل والقنوات، وكذلك تمييز الرسائل بنجمة لسهولة الوصول إليها، وعمل إشارات لأشخاص محددين “Mentions”، كما يحتوي على تقويم ومنبه يمكنك من خلاله إنشاء تذكير.
  • هناك أيضًا عدد كبير من البرامج والتطبيقات يمكن دمجها داخل برنامج سلاك مثل Google Docs, Google Drive, Twitter وغيرها من البرامج.
  • تتوفر منه نسخة مدفوعة تتيح إجراء مكالمات صوتية ومحادثات فيديو تصل إلى 15 مشارك، ومساحة أكبر للتخزين، وميزات بحث محسنة، وميزات إضافية.

أداة مايكروسوفت تيمز “Microsoft Teams”

Microsoft Teams

يمكن أن تساعد أداة Microsoft Teams أي فريق عمل عن بعد في التواصل بشكل جيد وعقد الاجتماعات والمناقشات ومتابعة سير العمل لإنجاز المهام المطلوبة على أكمل وجه، وبالتالي تحسين الإنتاجية.

تصف شركة مايكروسوفت تلك الأداة بأنها “ترجمة رقمية لمساحة مكتبية مفتوحة“، وأفضل بديل لبرنامج سلاك “Slack“، وخيار مناسب لحضور الدورات التدريبية والتعليم عن بعد.

مؤخرًا أعلنت شركة مايكروسوفت أن أداة مايكروسوفت تيمز لديها الآن أكثر من 44 مليون مستخدم.

كيفية إنشاء حساب على مايكروسوفت تيمز “Microsoft Teams”

لإنشاء حساب على مايكروسوفت تيمز Microsoft Teams، اضغط على “Sign Up For Free” ثم اكتب البريد الإلكتروني الخاص بك، بعدها ستظهر أمامك ثلاثة خيارات (المؤسسة التعليمية، الأصدقاء والعائلة، العمل والمؤسسات)، حدد الغرض من إنشاء حساب على مايكروسوفت تيمز Microsoft Teams، بعدها ابدأ في إنشاء الحساب وملئ البيانات المطلوبة.

أيضًا يمكنك الانضمام من خلال دعوة أو رابط URL يرسله لك مدير الفريق للانضمام للقنوات الخاصة بفريق العمل.

بمجرد فتح الأداة سيظهر لك خمسة تبويبات، أحدهم خاص بأنشطة الفريق، وآخر خاص بالمحادثات ومنه يمكنك الوصول إلى كافة الدردشات بسهولة.

وهناك تبويب خاص بفرق العمل، وتبويب للتقويم، والأخير للملفات.

مزاياها

  • هي أداة سهلة الاستخدام، متاحة على أجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظام Windows, macOS, iOS، وكذلك يمكن تحميله على الهواتف التي تعمل بنظام Apple, Android، ويشبه تصميمها إلى حد كبير برنامج سلاك “Slack“.
  • يتوفر منها نسخة مجانية تتيح للفرق العاملة عن بعد ميزات متعددة، مع عدد محدود من المستخدمين يصل لحوالي 300 فرد، ومساحة تخزينية تصل لـ5 جيجا بايت.
  • تتيح أداة Microsoft Teams للمستخدمين إمكانية إجراء المكالمات الصوتية، ومكالمات الفيديو، والدردشة النصية، وجدولة الاجتماعات، وكذلك إنشاء قنوات مختلفة داخل الفريق، يمكن تخصيصها لمشاريع أو مهام أو موضوعات أو فرق محددة.
  • توفر الأداة ميزة مشاركة الملفات بتنسيقاتها المختلفة، حيث يمكنك مشاركة ملفات نصية وصور ثابتة وصور متحركة “GIF” وروابط وملصقات وغيرها.
  • تتوفر أيضًا ميزة مشاركة الشاشة بسهولة أثناء إجراء مكالمة، في الجزء السفلي من الشاشة بجوار زر كتم صوت الميكروفون، يوجد زرًا يسمح بمشاركة الشاشة، اضغط على هذا الزر ثم اختر الشاشة التي تريد عرضها للمستخدمين الآخرين في المكالمة.
  • بجانب ميزة الدردشة الجماعية، تتيح أداة Microsoft Teams للمستخدمين إمكانية إجراء مناقشات خاصة عبر الرسائل النصية، بحيث يمكنك إرسال رسائل خاصة إلى مستخدم معين بدلًا من إرسالها للمجموعة.
  • كذلك تتوفر ميزة تعديل وحذف الرسائل.
  • يمكن للمستخدمين إنشاء غرف دردشة، من خلال خيار “الدردشة” في الشريط الجانبي، يمكنك اختيار الدردشة مع الأفراد أو إنشاء مجموعة من الأشخاص للدردشة معهم، ويمكن القيام بذلك خارج قنوات الفريق.
  • للدردشة مع الزملاء، اضغط على قائمة “الدردشة“، ثم اختر “دردشة جديدة” واكتب أسماء المستخدمين لبدء محادثة جديدة، ثم اختر “مكالمة الفيديو” أو “رمز الهاتف” لبدء مكالمة مباشرة.
  • يتم تخزين المستندات في تبويب “الملفات“، وبدون مغادرة مايكروسوفت تيمز، يمكن للمستخدم تحرير أنواع مختلفة من الملفات مثل ملفات Word, Excel, PowerPoint وغيرها.
  • تتيح أداة مايكروسوفت تيمز للمستخدمين إمكانية البحث في الرسائل والملفات، حيث يمكنهم العثور على أي معلومات بسهولة.
  • يمكن دمج أداة Microsoft Teams مع جميع تطبيقات مايكروسوفت بما في ذلك Office 365, Outlook, Skype for Business، وتطبيقات Microsoft Office التقليدية.

برنامج يامر “Yammer”

برنامج يامر “Yammer”

يامر هو برنامج مجاني مُصمم خصيصًا لمساعدة الشركات وأصحاب الأعمال على إنجاز مشاريعهم، حيث يتيح للفرق العاملة عن بعد تكوين شبكة خاصة تمكّنهم من متابعة سير العمل والتواصل بسرعة وسهولة والمشاركة في المناقشات.

يشبه برنامج يامر منصات التواصل الاجتماعي، خاصةً موقع التدوين المصغر “تويتر“، مع واجهة أقرب لموقع الفيس بوك، ببساطة تخيل أنك وزملاؤك لديكم منصة تواصل خاصة بكم بديلة للفيس بوك وتويتر ولينكد إن وغيرهم من منصات التواصل الاجتماعي.

إنشاء حساب على تويتر ونصائح هامة للتسويق من خلاله.

البرنامج متوفر بعدة لغات، بما في ذلك اللغة العربية، ويعد جزء من مجموعة منتجات مايكروسوفت.

مزاياه

  • يمكن لفريق العمل إجراء المحادثات بكل سهولة من خلال برنامج يامر، والمراسلة الفورية، والإشارة للزملاء، والإعلان، وكذلك إجراء استطلاعات الرأي والتي يمكن أن تساعد الموظفين في تقديم ملاحظات حول كيفية تحسين الأعمال.
  • كما يمكن للمستخدمين تبادل الملفات والصور ومقاطع فيديو وملفات Gif، وإنشاء المستندات وتحريرها وتدوين الملاحظات.
  • يتيح للمستخدمين داخل الشبكة الواحدة إبداء الإعجاب بالمنشورات “Like“، وكذلك الرد والتعليق في شكل منظم ومنسق.
  • يمكن تقسيم الأعضاء داخل الشبكة الواحدة إلى مجموعات، وهي عبارة عن قوائم مستخدمين، وبسهولة يمكن للمستخدم النشر في المجموعة وتوجيه الرسائل لأعضائها ومشاركة الملفات والملاحظات معهم.
  • يكون لكل شبكة اسم نطاق، ولا يمكن الانضمام للشبكة سوى لمن يملكون حساب بريد إلكتروني على نطاق شركتك.
  • يوفر برنامج يامر خدمة “Yammer Inbox” البريد الوارد، بحيث يمكن للمستخدم رؤية كل رسائله في مكان واحد، وهي لا تعد خدمة بريد إلكتروني منفصلة، بل هي طريقة عرض مفلترة لجميع المحادثات الموجودة في حساب المستخدم.
  • يوفر برنامج يامر ميزة تُعرف بـ”ميزة مدح” والتي تتيح لفريق العمل الاحتفال بإنجازات الموظفين وتقدير عملهم الشاق.
  • البرنامج متاح لنظام التشغيل Windows، وأجهزة Mac, Android, iPhone، ويمكن دمجها مع العديد من تطبيقات مايكروسوفت مثل SharePoint وSkype for Business.

 برنامج تريلو “Trello”

برنامج تريلو من البرامج المفيدة التي لا يستغنى عنها أي فريق يعمل عن بعد، فهو يساعد فريق العمل على التواصل بشكل جيد والإشراف على المشاريع والمهام المطلوب إنجازها، وقد حصل على جائزة أفضل برنامج لإدارة المشاريع في عام 2017.

يساعد برنامج تريلو الفرق العاملة عن بعد على تنظيم أي نوع من المهام، وهو ملائم للمشروعات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة.

كيفية إنشاء حساب على تريلو “Trello”

تريلو

يمكنك إنشاء حساب على برنامج تريلو بكل سهولة من خلال إضافة البريد الإلكتروني، أو حسابك على جوجل أو مايكروسوفت أو آبل، وبمجرد إنشاء حساب سيظهر لك شرح مختصر باللغة الإنجليزية لكيفية التعامل مع البرنامج.

مزاياه

  • هو برنامج مجاني آمن وسهل الاستخدام، يعتمد على نظام اللوحات “Boards“، كل لوحة تضم مجموعة من القوائم “Lists” والبطاقات “Cards“.
  • تمثل البطاقات المهام التي يتطلب إنجازها، أما القوائم فيمكن استخدامها لتتبع حالات المشاريع المختلفة، فيمكن نقل المهام من بطاقة لأخرى حسب حالة المشروع.
  • يمتاز البرنامج بواجهة مبسطة تُمكنك من التعامل معه بسهولة وسرعة وبدون خبرة مسبقة.
  • باستخدام برنامج تريلو يمكن لفريق العمل توزيع المهام وتنظيمها، وتحديد المهام التي ينبغي على كل عضو القيام بها، والمعدل الزمني الخاص بكل مهمة، وكذلك متابعة سير العمل ومدى تقدم الفريق في إنجاز المهام.
  • بكل سهولة يمكنك إضافة فريق العمل للوحات من خلال استخدام البريد الإلكتروني الذي اعتمده كل عضو عند التسجيل في تريلو، وبذلك يمكنهم الاطلاع على المهام ومناقشتها والتعليق عليها في أي وقت وأينما كانوا.
  • يتيح برنامج تريلو للمستخدمين إمكانية التعليق على المهام ومشاركة الملفات والمستندات واستخدام الإشارات “@” والرموز التعبيرية، وكذلك البحث عن المعلومات وفرز البطاقات.
  • يمكنك متابعة آخر المستجدات والتحديثات التي يقوم بها فريق العمل من خلال البريد الإلكتروني، حيث ستصلك إشعارات على بريدك الإلكتروني بأي نشاط يحدث في اللوحات والبطاقات المُنضم إليها.
  • البرنامج متاح لجميع أنظمة التشغيل على الكمبيوتر والهواتف المحمولة.

الخلاصة

العمل عن بعد هو نظام يسمح بالعمل من المنزل أو العمل عبر الإنترنت، أي يسمح للموظف بالعمل في أي مكان يريده.

ويوفر العمل عن بعد مزايا عديدة للموظفين، حيث يمكنهم العمل من أي مكان طالما لديهم اتصال جيد بالإنترنت، وبالتالي هو أكثر مرونة، ويجعل الفرد يسيطر بشكل أكبر على حياته الشخصية والمهنية، ويساعد على زيادة الإنتاجية، ويوفر للموظفين مزيد من الوقت لممارسة الهوايات.

وكذلك يوفر العمل عن بعد مزايا كثيرة لأصحاب الأعمال، فيسمح لهم بخفض التكاليف المرتبطة بالموظفين، ويساعدهم على تخطي الحواجز الجغرافية التي تفصلهم عن أفضل المتقدمين للوظائف الشاغرة في شركاتهم، وبالتالي يتيح لهم خيارات متعددة لانتقاء ما يتناسب مع احتياجاتهم وميزانية مشاريعهم.

رغم المزايا التي يوفرها العمل عن بعد للموظفين وأصحاب الأعمال، يتردد كثير من أصحاب الأعمال قبل السماح للموظفين بالعمل عن بعد، معتقدين أن إدارة فريق عمل عن بعد هو أمرًا صعبًا للغاية وسيؤثر على إنتاجية وأداء الموظفين.

لذا حرصنا أن نقدم في هذا الموضوع دليل شامل ومبسط يوضح مفهوم العمل عن بعد، ومزاياه، وكيفية إدارة فريق عمل عن بعد، مع مجموعة من النصائح والأدوات الهامة التي تساعد الفريق على التواصل بشكل جيد، وكذلك تساعد المديرين على متابعة سير العمل والإشراف على الموظفين، وبالتالي زيادة الإنتاجية.

الاسئلة الأكثر شيوعاً

ما هو العمل عن بعد؟

العمل عن بعد هو نظام يسمح بالعمل من المنزل أو العمل عبر الإنترنت، أي يسمح للموظف بالعمل في أي مكان خارج مقر الشركة، فيمكن للموظف أن يعمل في أي مكان يريده.

ويمكن تقسيم العمل عن بعد إلى نوعين:

1) العمل الحر عبر الإنترنت “Freelancing”

يعمل الشخص لحسابه الخاص “فريلانسر” معتمدًا على مهاراته ومواهبه، ويقوم الفريلانسر بعرض خدماته على منصات العمل الحر، ومن ثمّ يقوم أصحاب المشاريع بتوظيفه لتنفيذ مهام محددة لفترة معينة.

2) التوظيف عن بعد

تقوم الشركات بتعيين موظفين عن بعد بدوام كامل أو جزئي، أي تسمح لهم بالعمل خارج مقر الشركة، سواء من المنزل أو أي مكان آخر.

عادةً ما يُمنح الموظف مزايا مثل الأجازة المرضية، ودفع رسوم التأمين.

ما هي مزايا العمل عن بعد للموظفين؟

يتمتع الموظفون عن بعد بمزايا عديدة، أبرزها:

1- يمكنهم العمل من أي مكان، فلا يتعين عليهم الالتزام بمكان معين أو التنقل لمسافات بعيدة.

2- العمل عن بعد أكثر مرونة، ويجعل الفرد يسيطر بشكل أكبر على حياته الشخصية والمهنية، ويتحكم في وقته بشكل أفضل.

3- نسبة كبيرة من الموظفين عن بعد أكدوا أنهم أكثر إنتاجية من الموظفين الذين يعملون داخل مقر الشركة.

4- يميل الموظفون عن بعد إلى أن يكونوا أكثر سعادة مقارنةً بالتوظيف التقليدي، حيث ثبت أن العمل من المنزل يقلل من التوتر، ويوفر المزيد من الوقت لممارسة الهوايات، ويُحسن العلاقات الشخصية.

5- يؤدي العمل عن بعد إلى تحسين الصحة، حيث يوفر للموظف المزيد من الوقت لممارسة الرياضة، وتناول الطعام الصحي، وتقليل التعرض للأمراض المعدية، وسهولة العناية بالمشكلات الصحية، وأيضًا يتيح للموظف فرصة إعداد مكان عمله كما يريد.

ما هي مزايا العمل عن بعد لأصحاب الأعمال؟

السماح للموظفين بالعمل عن بعد يوفر مزايا عديدة للشركات، أبرزها:

1- يمكن للشركات التي تسمح بالعمل عن بعد خفض التكاليف المرتبطة بالموظفين، مثل مصاريف المقر والمكاتب والأثاث واللوازم المكتبية وتكاليف الاجتماعات والسفر.

2- يساعد العمل عن بعد على تخطي حاجز الحدود الجغرافية التي تفصل أصحاب الأعمال عن أفضل المتقدمين للوظائف الشاغرة في شركاتهم.

3- زيادة الإنتاجية هي واحدة من أهم المزايا التي يوفرها العمل عن بعد لأصحاب الأعمال، حيث رأى عدد كبير من الموظفين مما أُتيحت لهم خيارات العمل عن بعد، أنه يسمح بالتفكير الإبداعي ويساعد على زيادة الإنتاجية.

ما هي التحديات التي تواجه أصحاب الأعمال عند العمل عن بعد؟

يواجه أصحاب الأعمال تحديات كثيرة عند تكوين فريق عمل عن بعد، بما في ذلك ثقافة العمل عن بعد، والتي تجعلهم مترددين في السماح للموظفين بالعمل عن بعد.

وهذه أبرز التحديات:

1) العمل عبر مناطق زمنية مختلفة

2) اختلاف اللغة والثقافات

3) مخاوف من انخفاض الإنتاجية

4) عدم وجود إشراف مباشر على الموظفين

ما هي أهم التحديات التي تواجه الموظفون عن العمل عن بعد؟

قد يواجه الموظفون الذين يعملون عن بعد عدة تحديات، وهذه أبرزها:

  1. التعاون
  2. صعوبة الفصل بين الحياة الشخصية والعمل
  3. العزلة الاجتماعية

ما أهم الأدوات التي يحتاجها أي فريق يعمل عن بعد؟

هناك أدوات وتطبيقات فعّالة يمكن أن تساعدك على إدارة فريق عمل عن بعد بكفاءة، والتواصل مع أفراد الفريق بشكل جيد، وتنسيق ومتابعة سير العمل ومراقبة التقدم الذي يحرزه كل فرد في الفريق، ومن ثمّ تحسين العمل وزيادة الإنتاجية.

هذه مجموعة من أهم التطبيقات وأدوات المراسلة التي تحتاجها لإدارة فريق عمل عن بعد:

1- جوجل درايف “Google Drive”
2- جوجل هانج آوتس “Google Hangouts”
3- تقويم جوجل “Google Calendar”
4- برنامج زووم “Zoom”
5- برنامج سلاك “Slack”
6- أداة مايكروسوفت تيمز “Microsoft Teams”
7- برنامج يامر “Yammer”
8- برنامج تريللو “Trello”

مقالات ذات صلة
أضف تعليق